デジタル化がカギ？業務効率化システムでコスト削減を実現！｜CX PICKS

サービス・製品2021.03.09

「コスト削減」という言葉を、どのような企業に在籍していても1度は聞いたことがあるでしょう。しかし、コスト削減とはそもそも何を目的とするのかを考えたことはありますでしょうか。そして、コスト削減を実施するためには何をしたらよいのでしょうか。

ここでは、コスト削減について、そしてコスト削減につながる業務効率化システムをご紹介します。

そもそもコスト削減とは

会社の備品や業務などを見直した際に、「無駄」な物やフローなどを目にしませんか。

こういった社内の「無駄」をなくし、会社全体の経費を削減することにより利益を伸ばす、という目的の下に立てられた目標になります。

「コスト削減」といっても多種多様です。では、具体的にどのようなコストの種類があるでしょうか。目に見えるものから、目に見えないものを一緒に確認していきましょう。

皆さんぱっと思いつくのが、費用面かと思います。従業員の人件費や書類印刷にかかる用紙や、書類郵送にかかる郵送費などがあります。

残業時間の短縮やペーパーレスを導入することにより費用面は解決することができます。

次に思いつくのが、時間面です。一つの業務を行う、スタートからゴールまでの時間の長さです。全体でいうと、要するに“就業時間”のことです。

一つの業務ごとに、時間を管理することにより「無駄」な時間を削減することができます。

初めて導入する業務に関して、マニュアルを作ったり、考えて判断を下す事が多いほどその業務に割く時間は増えます。

簡単な業務に関してはマニュアル化し、機械が判断し業務を進めることで、人間が手を動かす時間や労力を削減できます。

そこで、コスト削減につなげる業務効率化システムを4点ご紹介します。従来の申請や稟議、打刻、精算などのワークフローをデジタル化し、手間を時間を短縮が見込めます。

電子データの下、電子署名または電子署名（本人確認済み）をデータで管理するシステムです。

インターネット上で契約・管理⇒ペーパーレスの実現⇒書類印刷費・郵送費削減⇒書類の行き来に時間を要さない⇒契約完了までの時間短縮

紙の書類をスキャンして必要な点のみをデータ化することができるシステムです。

・書類をスキャンして読み込み⇒必要な部分のみピックアップ⇒データ化⇒手入力の手間いらず、ミスも減らせる

・簡単にテンプレート設定⇒自動にテンプレートを判別⇒毎回テンプレートを選ぶ手間も省ける

どこにいても、どのディバイスでも勤怠入力管理が簡単に。

・どのデバイスでも勤怠打刻⇒タイムカード作成の削減⇒勤怠打刻の手間が手元ですぐにできる⇒手間と時間緒削減

・勤怠の自動集計⇒データを手入力する必要なし⇒手間と時間の削減⇒給与計算自動的に反映⇒計算不要の為、手間と時間を削減

経費のデータ読み取りから、支払いまでの一連の流れをシステムで解決。

・領収書読み取り⇒自動でデータ化⇒入力する手間やミスを減らす

・交通系ICカードを読み取るだけで交通費を算出⇒入力する手間を省き、入力ミスを減らす

・申請した書類の違反を自動チェック⇒人間の目で見落としがちなところも隈なくチェック⇒再申請を減らし、申請完了までの時間を短縮

「コスト削減」は常に難しい課題です。しかし、その目的を社内で話し合い何が「無駄＝コスト」なのかを考えてみましょう。まずは小さな範囲から考えていき、それら一つ一つに適した「コスト削減」の手段として導入できそうなシステムを検討するのはいかかでしょうか。

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