働き方改革の今、業務を効率化するツール4選

企業での長時間労働や過度な残業が問題になり、労働時間の短縮とともに、生産性向上や業務効率化が求められています。しかし、実際に制作を行う現場での効率化はそう単純なものではありません。クライアントの要求に応え、成果を高めながら労働時間を短縮しなければならないのです。そこで今回は制作業務を大幅に効率化し、労働時間を短縮するためのツールを紹介します。

働き方改革でクライアントの協力を得やすい今がチャンス！

長時間労働や過労死が社会問題となる中、日本政府は「働き方改革実行計画」を策定しました。この計画の内容は広範に渡りますが、働き方改革は、日本の企業文化や風土、日本人のライフスタイルや働き方への考え方を変えようするものです。

こうした流れがありますから、多くの企業で労働時間の効率化に対する意識も高まっており、制作業務を効率化するには最適なタイミングとなっています。たとえば、制作業務を効率化するためのツール導入のためには、使い方を覚えるコストなどがかかりますが、会社の理解を得やすい状況だと言えるでしょう。

また、クライアントのやりとりなども効率化する必要があります。そのためにはクライアントの協力が欠かせませんが、クライアント側の業務効率化にもつながるということをしっかりと伝えられれば、理解を得て同意してもらいやすく、チャンスだと言えるでしょう。

効率を悪くしているのはどの部分？よくあるケース

まず制作業務の効率を悪くしているのはどんなケースなのかを考えてみましょう。

多くの場合、ネックになるのがクライアントとのやりとりです。連絡はこちらの都合に関係なく入りますので、その度に仕事を中断しなければなりません。指示の方法もクライアントによってさまざまで、その対応に苦労することもあります。

さらに、グループで仕事をすすめる際には、誰が指示を受けてどんな対応をしたかが分かりにくく、二度手間、三度手間になることもあるでしょう。

また、見逃せないのがクリエイティブツールにかかるコストです。バージョンアップに対応するためには多額の出費が必要になります。今回はこのような問題を解決するために特におすすめの4つのツールを紹介します。

修正指示も見やすく簡単！クライアントとのやりとりがスムーズになる「AUN」

WEBサイトの制作をしているなら、修正指示などのクライアントとのやり取りが面倒だと感じることも多いのではないでしょうか？

クライアントからの指示は、赤字の入ったキャプチャ画像をメールで受け取ったり、プリントしたものをFAXで受けたりすることもあるでしょう。この方法は作業効率が悪いだけでなくクライアントにとっても負担になります。

これを解決するためのおすすめツールが「AUN」です。AUNは修正指示などクライアントとのやり取りをすべてブラウザ上で行えます。修正指示が書かれた付箋紙をサイトや画像に貼る感覚で共有できるので、無駄な工数を減らすことが可能です。とりあえず無料で始められますので、クライアントとのやりとりを効率化したい人は試してみましょう。

対応漏れや二重対応を防止！煩雑な顧客対応を効率化する「Re:lation」

顧客対応している人なら、部門や係の窓口宛てのメールでトラブルを起こしたことが1度はあるのではないでしょうか？

窓口宛てのメールは複数の担当者で管理することも多くミスが起こりがちです。ほかの人が対応しているだろうと返信漏れが起こればクレームにつながってしまいます。逆に複数のスタッフが二重に送ってしまえば会社の信用を損なうことにもなりかねません。

このような効率の悪い対応を改善するツールが「Re:lation」です。「Re:lation」を導入することで、誰がどのメールにどんな対応をしているかが一目で把握できるようになります。煩雑な顧客対応を効率化できるだけでなく、どんな対応をしているかをチェックできるので、顧客満足度をアップさせるためにも効果的です。

面倒なサイト運用業務をまとめて効率化「トコトン」

サイト制作・運用業務は、その内容の複雑さから効率化が難しいと考えられがちです。クライアントによって電話やメールなど連絡手段や指示の方法もさまざまで、納期もまちまち。これを管理するだけでも大変な手間がかかります。

煩雑なサイト運用業務を効率化したい方におすすめのツールが「トコトン」です。「トコトン」は、サイト運用業務に特化した統合ツールで、シンプルなチャット機能でクライアントとのやりとりができます。また、WEBページをキャプチャした画像に直接指示を書き込めるうえに、書き込んだテキストはテキストデータとして取り込まれるので文字を打ち直す手間も必要ありません。カレンダー表示で複数の案件をタスク管理できるので、締め切りを見逃すようなこともなくなります。

クリエイティブツールのバージョンアップに伴う多額の出費を抑える「Adobe Creative Cloud グループ版」

WEBサイトの制作や管理のためにクリエイティブソフトは欠かせません。しかし、頻繁に行われるバージョンアップやライセンス管理に対応するのには手間もコストもかかります。コストを抑えるためにあえて旧バージョンを使用するというようなこともあったのではないでしょうか？

このような問題を解決できるおすすめのクリエイティブツールが「Adobe Creative Cloud グループ版」です。定額の月額料金で主要なクリエイティブソフトが使用できるため、大きな出費をすることもありません。また、常に最新のバージョンが使用できるため突然の出費もなく、年間の予算が立てやすいというメリットもあります。

使用するメンバーは自由に追加・変更することができ、企業をまたいで使用することも可能です。もしクリエイティブソフトに多額の出費をしているのであれば、検討してみることをおすすめします。

ツールの詳細は以下からご覧ください。

ツールを上手く活用して制作業務を効率化しよう

ツールを上手く活用すれば、制作業務を大きく効率化することが可能です。まず自社の業務のどこが煩雑で、どの部分が効率を悪くしているのか問題点を洗い出してみましょう。そのうえで今回紹介したツールをはじめ、効率化するためのツールを活用するのがポイントです。

なかにはクライアントの協力が必要なものもありますが、労働時間に対する意識が高まっている時代であることから理解を得やすいタイミングだと言えます。ツールを活用して業務を効率化させ生産性を高めていきましょう。