2021年3月1日、ビデオ会議システム「Zoom」を提供する米ズーム・ビデオ・コミュニケーションズの発表によると、2020年11月~21年1月期の売上高が前年同期比4.7倍の8億8248万ドル(約940億円)だったそうです。純利益はなんと17倍の2億6039万ドル。いずれも事前の市場予想を大きく上回ったそうで、この結果は新型コロナウイルス禍のビデオ会議の定着ぶりを示しています。

では、なぜZoomは世界中を通してここまでの人気を博しているのでしょうか?ビデオ会議だけであれば、他にも色々なビデオ通話ツールがありますが、Zoomには会議以外でも活用できる優れた機能や様々な用途があります。Zoomを上手く活用することで、効率的に業務を進めることができたり、ビジネスの拡大にも繋がります。

この記事ではZoomを導入するべき3つの理由とその活用方法をご紹介していきます。

セキュリティ対策下での安全なオンライン会議

オンライン会議こそZoomの主な活用方法ですね。政府が働き方改革を掲げリモートワークを推奨するようになってから、オンライン会議システムの需要は爆増しています。さらに、新型コロナウイルスの影響でその勢いはとどまることなく右肩上がりを続けています。

そんな数あるオンライン会議用のソフトウェアの中でも、無料版ですら便利な機能が沢山備わっているというコスパの良さ、セキュリティ面での信頼度などがZoom人気の理由なようです。

以前はセキュリティの脆弱性が問題として挙げられていたようですが、利用者が増えるにつれアップデートが重ねられ、設定次第で安全に使えるセキュリティ対策が備わっています。

ミーティングごとのID・パスワード設定

例えば、ミーティングごとにIDやパスワードを設定することにより参加者を制限することができます。

ホストによるミーティング中のセキュリティ管理

また、ホストのコントロールバーにはセキュリティコントロール機能がまとめられ、管理しやすくなっています。ここで画面共有やチャットの制限・管理、ゲストの管理など、ミーティングのロック、ミーティング中のセキュリティ管理をすることができます。

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下記にオンライン会議をすることによるメリットやデメリット、Zoomの便利な基本的機能がまとめてありますので、ご一読いただくことをおすすめします。

WEB面接やウェビナーの開催でビジネスを拡大

新型コロナウイルスの影響で、会議に加え会社の採用面接までもWEBで行うような時代になりました。WEB面接用に開発されたアプリケーションも多々ありますが、普段から使い慣れたZoomを利用する企業が多いようです。

また、大型の会場を貸し切って行われていたセミナーやイベントもWEB上で行われるようになり「ウェビナー」という言葉ができるほどセミナー自体の形も変わってきています。

WEB面接のメリット

  • 遠方に住んでいる志望者にまで広くリーチできる
  • 会場を抑えたり当日セッティングをする手間を省ける
  • 時間・コストの削減
  • 録画をしておくことで上位の役職者に面接の様子を共有できる
  • スケジュール管理がしやすい

上記は主に採用担当者側のメリットですが、面接を受ける側にも、移動時間やコストの削減などのメリットが挙げられます。

一番の大きなメリットは、地方の方ともオンライン上で繋がることができるため、採用側にとっては募集の幅が広がりますし、応募者にとっては応募のハードルが下がります。

そして、当日になって役職者がどうしても参加できなくなった場合でも、面接担当者が録画をしておくことで、後日面接の様子を動画で共有することが可能です。

こうした双方のメリットによってより良いマッチングの機会に繋がっていると言えるでしょう。

WEB面接のデメリット

  • 通信トラブルが起こりうる
  • 相手の表情や様子が分かりづらくミスコミュニケーションが生まれる可能性がある

これは、WEB会議でも同じようなデメリットが挙げられます。オンライン上の環境を使うので通信トラブルの問題はいつでも起こりうる可能性があるでしょう。こうしたトラブルを避けるために大事な面接当日は、インターネットの環境をしっかりと確認しておく必要があります。

対面の面接と比べるとどうしてもお互いの表情や空気感が伝わりづらくなります。オンラインとはいえ、初対面の場では緊張もしますので、お互いがリラックスしてスムーズにコミュニケーションがとれるようにアイスブレイクを挟むなどの工夫をしてみると良いでしょう。

ウェビナーがもたらすビジネス上のメリット

今まで、わざわざセミナー会場やイベント会場を借りて認知活動を行っていた人や、自分の知識を活かしてスクール運営をしていた人が続々とオンラインへと活動の場を移行しています。

オンラインへ移行することによって、今までかけていた総コスト(当日の予想参加人数と収容人数を計算した上での会場を探す手間・日時と場所の確保・当日の会場費用・会場までの移動費用など)を削減することができ、地域限定での活動が全国または全世界を対象に行うことができるようになります。

コストの削減と見込み顧客へのリーチの拡大によってビジネスの可能性が広がります。

オンラインでのビジネス拡大を目指している方は、こちらの記事「導入後のエンゲージメント率アップ!Zoomマーケティングでビジネスを最大化」で詳しく解説していますので併せてお読み頂くことをおすすめします。

動画コンテンツ制作ツールとしての利用

会議やウェビナー、面接以外の使い方として、自身のビジネス用の動画コンテンツを作成することもできます。

例えば、自分ひとりでZoom会議を開始し、自分で作成したパワーポイントのスライドなどを画面共有して画面上に映します。その画面を見ながら自身で解説を入れていきます。その一連の流れを画面収録して保存することでひとつのコンテンツができ上がるでしょう。

これは会社の説明会や外部への説明会など、同じことを繰り返し何度も話さないといけない場面で使える方法です。一度録画をして動画にしてしまえばそれを使いまわすことで無駄な手間を省くことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、オンライン会議以外にも使えるZoomの用途についてご紹介いたしました。Zoomを使いこなすことでビジネスチャンスは大きく広がります。ご自身の目的に合わせて自由自在にZoomを使いこなしてみましょう。