働き方改革や新型コロナウイルスの影響によってリモートワークが普及し、社内会議や面接もオンラインで行う企業が増えました。その中でも今や世界的により多くの企業が利用しているのがZoomです。

優れたセキュリティ面や使いやすさが人気の理由でもありますが、慣れるまでには意外と気付かない便利な機能がたくさん備わっています。今回は、知っておくととっても便利な初心者向けZoomの基本的な機能7つをご紹介していきます。

オンラインミーティングの開催

カレンダー機能

カレンダー機能を使うと、Googleカレンダーなどと連携したスケジュール管理が可能です。カレンダーと連携後にスケジューリングを確定すると、ミーティングの前に参加者へ通知が送られるようになっています。自動的にリマインドしてくれるので、万が一忘れていた場合にも助かりますね。

招待リンクのシェアで簡単に参加者を招待

会議参加用のIDとパスワードが記載された招待リンクをコピーして、LINEやメールなどで参加者にシェアするだけで簡単に招待することができます。また、ホストが参加者の入室を許可しないと入れないようになっているため、入室の制限も自在に行うことができます。

会議の録音・録画

会議中の音声や画面を終始収録することができるため、大事な話し合いの場をデータとして残しておくことができます。また、当日の会議に参加できなかった人にデータを共有することで、後からでも会議の内容を共有することができます。

オフラインの会議の場合は、実際に録画用のビデオカメラなどの機材を設置しておく必要がありますが、オンラインだと収録・保存までスムーズに行うことができるので非常に便利な機能です。

画面共有とチャット機能

発言者が自分のデバイス上の資料を参加者全員に共有しながら説明するのに非常に便利な機能です。参加者全員の画面に資料が共有されるので、画面を見ながら情報の共有をすることができます。

また、資料は画面に映し出されるだけで参加者が資料自体を保存することはできないので、データ保護の面でも安心して利用できます。

Zoomにはチャット機能も備わっているため、会議中に発言することが難しくてもチャット機能を使って質問をしたりすることができます。逆に、発言者の質問に対して参加者が一斉にチャットを通して回答することも可能です。

ホワイトボード

ホワイトボードは画面共有機能の一部で、実際に画面に文字を入力をしたりフリーハンドで図やイラストなどを書き込みながら話し合いができるシステムです。まさにオンライン上のホワイトボードと思って頂いて良いでしょう。

参加者は、リアルタイムでセミナーや授業を受けている感覚を味わえるでしょう。

スポットライトビデオ

ホストを含めて3人以上のミーティングを行う際に有効な機能です。

Zoomでは発言している人の画面がメインとして大きく表示されますが、このスポットライトビデオ機能を利用すると表示しておきたい人の画面を常時固定しておくことができます。

バーチャル背景

Zoomでは背景を自由に設定することができます。自宅で会議に参加する際に部屋の中を見られたくない場合などに役立ちます。もともとZoomに搭載されているバーチャル背景を使うこともできれば、自分の好きな画像をアップロードして設定することも可能です。

個性溢れる背景設定をすることで、それ自体が話のネタになったり、会社のロゴが入ったオリジナル背景を設定することで帰属意識を高めたり、様々な使い方で楽しむことができます。

ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルーム機能は、ミーティングを最大50のルームに分けて、それぞれのチームで個別のミーティングを行える機能です。

全体会議中にチームや小規模のグループに分かれて話し合う場を設けたり、セミナーなどでいくつかのグループに分かれてディスカッションを行う際などに使える機能です。

まとめ

Zoomで使える7つの基本的な機能をご紹介しました。非常にシンプルで役立つ機能がたくさん備わっているので、今までZoomが気になってはいたけどまだ使ったことがない方、なんとなく使ってはいるけどまだまだ使いこなせていない方は、これを機に色々な機能を試してみることをおすすめします。

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