企業がビジネスを推進するにあたり、現状分析から課題抽出~改善立案など、PDCAを回し成果向上に努める必要があります。ここではビジネスにおいて効率的にデータを可視化し、PDCAのC(Check)からA(Action)までのフェーズを後押しする「レポーティングツール」についてまとめました。

レポーティングとは

レポーティングなど、「レポート」を含む言葉は大きく3つありますが、それぞれ意図が異なります。

レポート報告書。システムによりデータが可視化されたもの。
レポーティングシステムからデータを自動的に抽出しまとめてレポートを作成すること。
ビジネスレポーティング事業運用のため、適切な情報の報告・公開をすること。

レポーティングツールの機能

レポート自動作成

事前に設定しておいたレポートを自動的に作成することです。

今まで、1件1件手入力でまとめていたレポートを、機械が自動的に作成してくれることにより、レポーティング担当者の業務時間を軽減させることができます。

また、元のデータはリアルタイムで変更されるため、データ管理の負担も軽減できます。

データ入出力

連携したシステムのデータを自動的に入力し、統計したデータを自動で送信することです。

業務により異なるシステムを使用している方も多いでしょう。レポーティングツールを使用することにより、データを1か所に集めることができるため、データを探す際に時間をかけず探すことができるでしょう。

セキュリティ管理

レポーティングツールは前述の通り、社内のデータを1箇所に集めています。社内のあらゆるデータが搭載されているため、満足できるセキュリティ機能が付いています。アクセス制限や操作記録確認することができるため、情報漏洩が発生した時にも早急に対応することができます。

レポーティングツールを選ぶ基準

まずは何のためにレポーティングをする必要があるのかを明確にすることが必要となります。

その必要性に応じて、使用するべきツールを選択しましょう。

得意機能

・レポーティングツールの基本的な、数値データをグラフ化すること

・数値以外の各種データの作成を自動化する機能

・Excel機能の拡大など

各種ツールにより得意な分野が生じるため、得意分野の吟味は必要不可欠です。

操作性

新しいことを取り組む際に、難しい操作や工程の場合はそれを受け入れるまでに時間がかかってしまい、敬遠してしまいますよね。操作や工程が容易なほど身に着けるスピードも速くなり、業務負荷務が軽減されるツールなら尚更使用したいと思いますよね。気づかない点かもしれませんが非常に重要なことです。

セキュリティ機能

重要なデータが大量に格納されているため、その情報が社外に漏洩したら企業の信用問題になりかねません。アクセス制限を付与するなど、情報漏洩防止につながる設定ができることを必ず確認しましょう。

連携システム

レポーティングツールは、多種多様のツールからデータを収集することによりツールとして成り立ちます。そのため、多くの外部ツールと連携することが大切です。

まとめ

レポーティングツールを導入するにあたり、何を重要視するべきなのかご理解いただけましたでしょうか。レポーティングをなぜ導入したいのか、明確な目的を設定し、需要と供給のバランスが取れるツール導入をおすすめします。