時代の変化と共に働き方が変化し、仕事で使うクラウドツールも格段に増えてきました。しかし、その種類はあまりに多く、何を選んだらよいか悩むこともあるでしょう。

ここでは、今この時代に合ったクラウドツールがどのようなものなのか、またどのようなクラウドツールを選べばいいのかをご紹介します。

テレワークの実施割合と問題点

新型コロナウイルスの感染拡大により、以前から少しずつ浸透していた「テレワーク」が急激に広がりました。しかし、テレワークという言葉が広がっているだけで、テレワークで仕事を取り組んでいる企業は日本全体のどのくらいの割合なのでしょうか。

総務省のデータによると、もともと実施していた企業も含め実施した企業は、全体の12.6%と少なく実質、浸透していない。また、テレワーク実施した人の中で、問題点としてあげられたのが、「会社でないと閲覧できないデータがあった」「連絡・意思疎通に苦労した」「セキュリティ面に不安があった」などの問題点があげられています。このような問題点は、テレワークを導入していない企業の不安な点とも言えるかと思います。

では、この不安な点を解消する為に安心、安全に使用できるクラウドツールはどのようなものがあるのか、その選び方と一緒にご紹介します。

参照:(総務省|令和2年版 情報通信白書|テレワークの推進 (soumu.go.jp)

クラウドツールの選び方のポイント

テレワークを実施する上で、クラウドツールを導入すると業務効率向上が期待できるのは以下4点と言えるでしょう。

  • コミュニケーション
  • セキュリティ
  • タスク管理
  • クラウドストレージ

コミュニケーション:テレワークを行うことにより、通常のコミュニケーションをとることが困難になってきます。コミュニケーションツールを使用することにより、タイムリーに連絡を取り合うことができ、意思疎通に時間を要することもありません。

セキュリティ:社外で仕事をすると、社外秘の情報などの情報漏洩を心配する場面も多いでしょう。セキュリティツールを使用することにより、それらの心配な事柄から守ることができます。セキュリティツールは優先度が高いツールになります。

タスク管理:テレワークをしていると、誰が今何に取り組んでるのか現状を把握することができません。しかし、タスク管理ツールを使用することで、誰が何をやっているか一目見れば分かります。スケジュールを立てることも、簡単に行うことができます。

クラウドストレージ:社内の重要なデータは社内にいないとアクセス保存できない場合があります。しかし、クラウドストレージツールを使用することにより、いつでもどこでもデータを管理することができるので、安心してデータにアクセスすることができます。

クラウドツールの種類

次に各クラウドツールの種類と機能をみていきましょう。

コミュニケーション

LINE WORKS

機能

・チャット、グループトーク

・音声/ビデオ通話

・掲示板機能

・アンケート

・タスク管理

・ファイル共有

・メール

※無料プラン有

ChatWork

機能

・チャット

・タスク管理

・ビデオ/音声通話

・ファイル管理

※無料プラン有

Zoom

機能

・ビデオ/音声ミーティング

・チャット

・画面共有

・スケジュール管理

※無料プラン有

セキュリティ

トラスト・ログイン

機能

・シングルサインオン認証

・外部連携

・アプリ連携

※無料プラン有

タスク管理ツール

Asana

機能

・タスク

・タイムライン

・目標設定

・ポートフォリオ

・メッセージ

※無料プラン有

Backlog

機能

・タスク管理

・ガントチャート

・タスク内コメント

・データ添付

※スタータープラン ¥2,400/月~

Jooto

機能

・タスク管理

・ガントチャート

・プロジェクト横断管理

・タスク内コメント

・データ共有

・外部連携

※無料プラン有

クラウドストレージ

Googleドライブ

機能

・15GB保存

・他のGoogleサービスと連携

・共有範囲管理

※無料

Stock

機能

・情報ストック

・タスク管理

・社外と連携

・メール自動送信

※無料プラン有

GigaCC

機能

・ファイル転送

・ファイル自動共有

・共有ノート

・モバイル機能

※1GB/10ID ¥12,000/月~

まとめ

テレワークを導入するにあたり不明点や問題点が多々でてくることでしょう。まずテレワークの際に、通常に近い業務を行い業務効率化が向上する環境を作るために、何が必要で何が不要かを見極めることが大切です。そのうえで、各企業に合うテレワークに必要なクラウドツールを導入し、気持ちよく効率的にテレワークを行えるような環境作りを検討してみてはいかがでしょうか。