新型コロナウィルス感染拡大防止の影響により増えたテレワーク。好きな場所で快適な作業環境を整えて、テレワークを満喫している方も少なくないのではないでしょうか。そんなテレワーク中に出現する出社依頼のひとつ「確認のハンコが必要なので出社してください」

脱ハンコで効果的なテレワークを

テレワークが推進される現在においても、まだ紙の文書を印刷し承認者が押印するといったワークフローで仕事を進めている企業が多いのが現状かと思います。

時間や場所にとらわれない働き方で企業にとっても人材確保やコストカットなどメリットも多いなか、いわゆる「紙文化」「押印文化」の風習と定着がテレワークの弊害となっているのかもしれません。政府も「押印手続き見直し」のガイドラインを打ち出したほか、各省庁も押印廃止に向けて検討を進めているなか「電子契約」は企業の必須課題となってくるでしょう。

参考 内閣府 押印手続きの見直し・電子署名の活用促進について

テレワークのメリット

働く側のメリット

  • 通勤の必要がない

都市部のオフィスへ通勤することをはじめとした、時間をかけていた移動時間の削減ができるでしょう。

  • ワークライフバランス

通勤時間の削減やペーパーワークといった非生産的な業務の効率化により、家族との時間や趣味の時間を増やしたり、介護や育児の時間の確保が可能になるでしょう。

  • 作業に集中できる

ペーパーレスで作業できる環境が整っていれば、オンラインで情報収集や手続き業務が行われ、電子化された書類により業務効率が大きく上昇します。そして自分の本来の業務に集中することができます。

企業側のメリット

  • コストの削減

テレワークを導入することにより、オフィス規模の縮小や立地場所を変更することで維持コストの削減ができる場合もあります。また印刷紙・光熱費などオフィス備品の削減、社員の交通費の削減などさまざまなコストを削減できます。

  • 離職率の低下、人材の確保

テレワーク導入で子育てや介護、病気療養などで休職している従業員が仕事を継続できる可能性が広くなり、それらを理由にした離職の予防や人材の確保につながるでしょう。

  • 生産性の向上

テレワークによる従業員のワークライフバランスの向上が仕事に好影響を与えることから、生産性が上がることが見込まれます。

  • 災害などのリスクを分散

自然災害や感染症流行など不測の事態が起きた場合でも作業を維持することができ、事業運営の継続を確保できるでしょう。

  • 企業イメージの向上

テレワークを導入することで、障がいや子育て、介護などの理由で出社が難しい人材への採用枠が広がり、社員の働き方改革に貢献することができます。また、通勤社員の減少やオフィスの省エネ化につながり、環境に配慮した企業であることを掲げることができます。

まとめ

ハンコの存在は、テレワークの浸透を妨げる要因のひとつとされています。そんな問題を解決するために印鑑や書面を電子化することや、電子契約システムを導入することが解決策としてあげられます。また電子化することは契約に関するやりとりの時間短縮のほか、ペーパーレス化・コスト削減にもつながります。 企業にも社員にもメリットが大きいテレワークの浸透のために、脱ハンコ施策を進めてはいかがでしょうか。

参考 電子契約なら『電子印鑑GMOサイン』