ペーパーレスがこれからの企業により求められて久しいですが、実際どう取り組み始めたらいいのだろう?と悩む担当者の方もいらっしゃるでしょう。
ここでは、ペーパーレス化導入に向けて実際に進める手順、必要な3ステップをご紹介していきます。

うまくいかないペーパーレス化のなぜ

ペーパーレスという言葉が多く聞かれるようになったのに、長いことオフィスでペーパーレスが進んでいない企業があるのはなぜなのでしょうか。
まずはペーパーレス化への手順の前に、失敗しやすい理由としてよくある例を見てみましょう。

社員がペーパーレス化に取り組まない

資料をデータにしたはずなのに、結局はデータを印刷しているため資源の削減につながっていない。手書きの方が簡単で安心できるなどの理由から、ペーパーレス化が進まないパターンです。

企業が導入したシステムやツールを使えない

こちらは「社員がペーパーレス化に取り組まない」の理由にもつながりますが、ITリテラシーの不足やツールの使用方法に対する不安があるパターンです。

導入コストが思ったよりかかった

ペーパーレス化にはシステムやツールなどの導入が必要ですが、ペーパーレス化対象の資料や書類によって、導入すべきツールが変わります。その目算が初期段階でできていなかったパターンです。

これらの陥りやすい点をしっかり押さえ、成功につながるステップを踏んでいきましょう。

ペーパーレス化実現への3ステップ

ステップ1:現状を把握する

まずは何にどれだけの枚数の紙を使用し、それに対してどれだけの人件費とコストをかけているのかを洗い出します。オフィスで使用されている紙は非常に多いので面倒なステップかもしれませんが、これを怠るとペーパーレス化する目的や削減できるコストなどのメリットを見失う可能性があります。

ステップ2:分類する

最初のステップで確認した紙媒体のうち、どれをペーパーレス化してどれを紙として残すのかを決めます。この振り分けの際に、実際に使用している従業員の意見を聞くようにすると、ペーパーレス化すべきかどうかの必要性が見えやすくなります。この段階で、惰性で行われてきた不要な書類は今後廃止するようにしましょう。

今後も必要な書類の中で、さらにペーパーレス化するか否かを検討します。紙のままの方が効率の良いものや、そもそも紙での保管義務があるものは現状のまま残します。競合会社がペーパーレス化を導入したからといった安易な理由からではなく、本当に会社にとってペーパーレス化が必要な書類なのかどうかを見極めます。

ステップ3:目的に適したシステムやツールの導入

ペーパーレス化する対象が確定し目的がはっきりとしたら、それに必要なシステムやツールを導入します。

ペーパーレス化に役立つツールは多くありますが、ここでは無料読み取りテストや月々3万円からのトライアルも可能な「AIスキャンロボ®」をおすすめします。大手企業や有名企業の導入実績も豊富で、安定性も期待できます。

参照 AI-OCR|進化するAIスキャンロボ®

ペーパーレスを成功に導くポイント

ペーパーレス化には会社全体で一丸となって取り組む必要があるため、関わるすべての人がペーパーレス化に理解を示している必要があります。以下で、それぞれへの説明に対するポイントをお伝えします。

経営者や役員への説明

経営者や役員層にはペーパーレス化の目的や、意義をしっかり説明しましょう。特に導入によって削減されるコストや、業務の効率化、生産性の向上など、導入に必要な経費に対してどれくらいのメリットがあるのかを理解してもらう必要があります。ここで経営者や役員との齟齬をなくすことで「こんなはずではなかった」と費用対効果の面で失敗する可能性を減らすことができます。

現場の社員への説明

実際に使用する社員には、どのような利便性や効率化のメリットがあるのかを伝えます。またシステムやツールの使用方法や、ITリテラシーに関する研修やトレーニング時間を設けて教育していきます。一方的に説明するだけではなく、必ず現場の声を吸い上げて、不安や不満をできるだけ解消してから取り組むようにしましょう。

紙からデータへ一度に急激に変更してしまうと、現場の従業員に多大な負荷がかかります。ペーパーレス化は現場の声を聴きながら、少しずつ進めていくのがコツです。

まとめ

ここではペーパーレス化を成功させるステップやポイントを見てきました。ペーパーレスは一人の力では成しえず、周囲の理解と協力を得るのがとても大切です。また、失敗を回避するためには始める前の段階で念入りに確認して準備することが重要ですので、そのステップに重点を置いて取り組むことをおすすめします。