突然ですが、皆さんの会社では残業をどのように管理していますでしょうか。特にテレワークが浸透しつつある現在、その管理も複雑かつ煩雑になりかねません。

そこで、スケジュール管理、データ分析機能、給与連携システムなど多くの機能を兼ね備えた多機能な勤怠管理システム「KING OF TIME(キングオブタイム)」をご紹介します。様々なデバイスに対応しているため、テレワーク中でも簡単に出退勤ができ、働き方改革の促進に最適です。

今回は、その「KING OF TIME」に搭載された残業管理に便利な機能に焦点を当ててご説明します。

概要

長時間の残業を減らすべく、最初に取り組むべき施策は従業員の「残業時間の可視化」です。

KING OF TIMEでは、月別・週別・年別での残業時間をリアルタイムで確認できます。複数拠点や店舗を持つ企業では本部から各拠点・店舗の従業員の残業時間が把握でき、過重労働対策や、人員調整を素早く行うことなども可能です。

また、あらかじめ設定した残業時間を超過した際にアラートを表示させたり、管理者や従業員本人に自動メール通知を送信する設定も可能です。

参考 勤怠管理システムならKING OF TIME「キングオブタイム」

残業管理に便利な機能

残業基準の設定

普通残業(22時までの残業)、休日残業(休日出勤)、割増残業(1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた場合の残業代:1.25倍)など、様々な残業計算の基準を設定できます。 また、社員やアルバイトなど、就業ルールの違う従業員ごとに設定したり、残業の申請や承認後、後付けで残業時間を反映することも可能です。

社員や契約社員、アルバイト、パートなど異なる雇用形態の従業員を多く抱えている企業の場合でも、一括で管理ができるうえ、見やすく区別することもできます。

残業時間の確認

リアルタイムに打刻データの集計を行うので、設定した規定値を超えた時間(8時間超えなど)を自動的に残業とする場合は、残業時間も瞬時に表示されます。これにより、月途中での労働時間の見直しも可能です。

また、アラート機能により、一定の残業時間を超えた従業員のみに色をつけて表示することもできるため、残業が多い従業員への注意喚起にも役立ちます。アラート機能については後ほど詳しく解説していきます。

残業の申請・承認

残業の申請・承認を行う場合は、最終承認者が承認後に残業時間が表示されます。
各従業員が、パソコン・スマートフォンなどから自分のタイムカード画面へログインし、残業申請を行うことができます。申請理由の入力や事後申請も可能です。そして、各従業員からの残業申請に対し、管理者が管理画面から承認や棄却を実施します。そのタイミングで従業員へコメントを返すことも可能です。

残業管理

承認・申請が行われていないことにより反映されていない残業時間がある場合、残業設定(残業上限・勤務開始時刻・勤務終了時刻の設定)に基づき、メール通知を行うことができます。従業員や管理者が送信対象で、所属や雇用区分ごとに自由に設定することもできます。

アラート機能とは

残業時間数や遅刻回数などが、一定の値を超えた場合にアラート表示させたり、打刻忘れや休日の打刻など計算できないデータを一覧表示させることができる機能です。

  • 月の残業時間が20時間を超えた場合
  • 遅刻回数が3回を超えた場合
  • 月の残業時間が20時間かつ休日出勤日数が2日を超えた場合

例えば、上記のように条件を指定することができ、これを満たした集計値と逆に満たしていない集計値にそれぞれ色を付け、わかりやすく表示させることができる機能です。このアラート機能を活用する事により、残業による超過労働を未然に防ぐための対策立案につながりま。

また、従業員の打刻忘れや休日に打刻がある等、勤怠計算が不可なものがエラーとして一覧で表示されます。随時確認が可能な為、締め日に作業が集中する心配もありません。打刻忘れに関して、従業員、管理者へメール通知することも可能です。

最後に

今回は、KING OF TIMEの残業管理に便利な機能をご紹介しましたが、他にも様々な機能を兼ね備えています。

人事担当者や労務管理者の負担を大幅に減らし、業務効率化につながる機能が多々ありますので、ぜひ一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

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