近年、「業務効率化」という言葉をよく耳にしますが、その背景はどのようなものなのでしょうか。社内業務を効率化するツールと合わせてご紹介します。

業務効率化が拡がった背景

まず、業務効率化という取り組みが広がった背景として、人材不足や人材育成といった人的要因が背景にあります。特に現在のテレワークが浸透しつつある現代では、直接コミュニケーションをとる機会も必然的に減りつつあります。それによって、業務を進めるうえでの不便さも生じているかもしれません。

業務効率化ツール使用のメリット

このような課題の解決に向けて、業務効率化ツールを使用するメリットをみていきましょう。

スムーズなコミュニケーション

社内で業務を行っている場合、不明点が発生したとしても近くにいるスタッフに聞くことができます。しかし、テレワークが浸透する中、気軽に不明点を聞ける環境下ではありません。不明点が出てきた際に、毎回メールを使用して聞くとなると、やり取りに時間がかかり、タイムロスが生じてしまします。

しかし、チャットやオンライン通話を使用することにより、気軽にかつリアルタイムでコミュニケーションをとることができます。また、どんな場所で仕事をしていても、リアルタイムでつながることができるので、オンライン会議もスムーズに行えます。

管理がしやすくなる

タスク管理をすることにより、業務の現状把握をすることができます。人員が足りず業務がひっ迫する前に人員を配置するなど、問題が発生する前に対処ができるようになります。

業務の自動化

人材不足、人材育成といった人的要因のもと業務効率化が注目されました。しかし、なかなか人材を増やすとなると、時間も手間もかかってしまします。その中で、いかにスピーディーに今までの人材で業務を行えるかと考えた時に手間のかかっていた業務を自動化し、人件費の削減につなげます。

コストの削減

書類の印刷・郵送等、紙の削減はされてきているものの、テレワークが浸透するにあたりこれまでの紙の管理からデジタルデータとして管理するようになりました。これにより、印刷代・郵送代も削減できかつデータでの確認になるため、業務で発生するやり取りに時間を要さずスムーズに業務を行うことができます。

導入を検討すべき業務効率化ツール7選

コミュニケーションツール

Chatwork

シンプルな機能が勢ぞろい。普段使用されているツールと連携可能。

特徴

・個人、グループチャット形式

・タスク管理

・社外ユーザーの制限管理

・通信が暗号化の為セキュリティ万全

・Gmail、カレンダー、Jootoなどと連携可能

LINE WORKS

いつでもどこでもつながることのできるLINEWORKS。
普段利用しているLINEと同様の仕様になっているため、チャット感覚で連絡を取り合うことができる。

特徴

・LINEと同様のチャット形式トーク

・社内、社外共にLINEやLINEWORKSとやり取り可能

・カレンダーによるスケジュール調整

・タスクの管理

・アンケート作成/実施/統計

・メール

・データファイル送信/ダウンロード

・フリー、ライトプランで使用できる機能が多彩

Zoom

いつでもどこでもミーティングに参加可能なZoom。様々なデバイスで参加することができます。

特徴

・どのデバイスでも参加可能

・チャット、画面共有

・会社の規模によりプラン選択

・音質、画質の良さ

・会議が暗号化されているため、セキュリティ安全

タスク管理ツール

Jooto

一目で分かるプロジェクトスケジュール。

チーム全体のタスクが分かる為、進行状況の確認に便利

特徴

・プロジェクトスケジュール、進捗の可視化

・ドラッグ&ドロップだけで移動可能

・外部連携機能

・大容量ファイル共有可

・IP制限

RPA

ロボオペレータ

 ロボオペレータによる業務の自動化。単純作業を24時間365日休みなく行ってくれます。国内開発の為、日本語対応で安心。

特徴

・業務担当者が直接設定

・日本語表記

・簡単操作

・画面に映るアプリなら全て対応

・1か月1ライセンスから(初期費用を抑制)

ペーパーレス

AIスキャンロボ

帳票の手入力をスキャンしてアップロード。ミスなく、業務時間短縮に

特徴

・読み取り箇所を細かく指定可能

・多言語対応

・テンプレートの自動作成

・安心安全サポート

・複雑、簡単、多種多様に対応

電子印鑑GMOサイン

契約成立までの時間を短縮。データ化によりペーパーレスに。

特徴

・契約印、実印の使い分け

・電子化により時間短縮

・郵送代のコスト削減

・署名機能

・スマートフォン対応

・選べるオプションあり

まとめ

業務効率化といっても目的により使用するツールが異なってきます。まず現状の課題とその効率化の目的を明確にし、必要なツールを取り入れてみてはいかがでしょうか。