新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及した今、WEB会議(オンラインミーティング)の需要性が劇的に高まりました。今までは社内の会議室に集まって行われていた会議が、今やデバイス・場所を問わず何百人単位で参加できるようになり、生産性を感じている人が増えているようです。

ただ、未だにオンライン上の環境に慣れないという方もたくさんいると思います。そこで今回は、オンラインミーティングが注目される理由やオンラインミーティングに切り替えることによるメリット・デメリットをご紹介していきます。

オンラインミーティングとは

オンラインミーティングとは、その名の通りPCやスマートフォンを使ってインターネット上で会議をすることです。WEB会議と呼ばれたり、オンライン会議、リモート会議など呼び方は人・会社によっても様々です。

物理的な会議室に集まるわけではないので、大人数でのミーティングが可能になるほか、インターネットに繋がったPCやスマートフォンさえあれば遠方からでも参加できるため、リモートワーク中での会議には適していると言えるでしょう。

オンラインミーティングを行うためのツールには下記のような基本的機能が備わっています。

  • 音声通話・ビデオ通話
  • 画面共有機能
  • 会議中の録画機能
  • チャット機能
  • セキュリティ対策

ZoomやLINE WORKSをはじめとした様々なサービスが普及していますが、各サービス上のプランによっても使える機能が異なってきます。似たようなサービスを提供している会社が増えてきた今の時代では、どのサービスを選んだら良いのか分からないなんて声もよく聞きます。後ほど選び方のコツも解説していきます。

オンラインミーティングのメリット

  • 通勤にかかる時間やコストを削減に繋がる
  • 会議室を抑える必要がなくどこからでも参加できる
  • 使用時間帯を自由に設定できる
  • 収容人数の幅が広く大人数での会議を実施できる
  • 会議時間を短縮できる
  • 他部署・他企業とのミーティングも簡単にできる

移動する時間もコストも削減でき、ワークライフバランスに合わせて柔軟に対応することができるオンラインミーティングは、忙しいビジネスパーソンだけでなく、家事や育児もこなしながら仕事に励む人にとっても欠かせないシステムです。

また、体調不良で出勤が難しい場合でも、会議の時間だけでも自宅から参加することができたりと、参加者の状況に合わせた使い方ができるところも大きなメリットです。

オンラインミーティングのデメリット

  • 参加者各自がインターネット環境を整える必要がある
  • 接続状況によって聞き取りづらかったり途切れてしまうことがある
  • 参加者の表情や様子などが分かりづらい
  • 大人数になればなるほど発言のタイミングが難しい

誰もが好きな場所でデバイスを選ばず参加できる代わりに、参加者はそれぞれ自分で会議に参加できる環境を整える必要があるので、例えば今までPCを持っていなかった人あるいは古いPCを長らく使っていた人は、新しいものを買う必要がでてくるかもしれません。また、自宅にWi-Fiが設置されていない場合は新たに設置する必要性がでてくるでしょう。

※前提として、一定のセキュリティを担保するためには、企業からのPCやスマートフォン、Wi-Fiルーターなどの貸与が必要です。

あとは、どうしても直接顔を合わせることができないので、細かい表情や様子、場の空気感を感じ取ることが難しかったりします。

ただデメリットに比べてメリットの方が断然大きいので、インターネット環境さえ整えることができれば、生活面での生産性が上がり、仕事の効率化も図ることができるでしょう。

アプリケーションを選ぶポイント

ここまで、オンラインミーティングについてメリットやデメリットなどをお話してきましたが、実際にオンライン上で会議ができるアプリケーションはたくさん出てきています。そこで、アプリケーションを選ぶポイントを解説していきます。

コスパと使い安さ

先述した通り、オンラインミーティングをやるためには、参加者各自がインターネット環境を整え、システムをダウンロードしておく必要があります。そのため、誰にとっても分かりやすく使いやすいことがポイントです。

また無料で使えるものから有料のものまである(システム内のプランによっても異なる)ので、自分がどんな機能を求めているのか、それに対するコストパフォーマンスの良し悪しを見定めることが重要です。

音声と画質の良さ

せっかく効率良くオンライン上で会議ができるとはいえ、音声が聞き取りづらかったり画面が見づらければ意味がありません。最近ではテクノロジーもすごい勢いで発達しているので、ある程度の品質は保証されているとは思いますが、自分で試してみたり実際に使用してみた人に感想を聞いたりして、しっかりと品質のチェックをすることも大事です。

セキュリティ面はどうか

オンラインミーティングによって、大事な社内の情報が外部に漏れることがあっては大変です。しっかりとセキュリティ対策が行われているシステムを選ぶようにしましょう。

最後に

今は様々なアプリケーションが出ていますが、コロナ禍でZoomやLINE WORKSの利用者が特に増え続け、これらはセキュリティ面のアップデートも随時行われてきました。こういった改善速度の速さも利用者からの信頼獲得へつながっているといえるでしょう。

これらのアプリケーションは、PCからでもスマートフォンからでも無料でダウンロードが可能です。まだ導入されていない場合は、ぜひ一度お試しされてみてはいかがでしょうか。

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