今回は、SoftBankの新サービス「UniTalk」と連携することで業務効率化を図れるサービス「Microsoft Teams」の便利な機能や導入のメリットをご紹介していきます。

▽SoftBank公式ホームページより

「UniTalk」は、Microsoft Teamsからオフィスの電話番号で外線通話を可能とするクラウドボイスサービスです。
お客さまのオフィスに専用の設備や電話回線の敷設工事が不要で、固定電話番号での発着信が可能となるほか、魅力的な通話料金体系でシンプルかつ最適な電話環境を構築することができます。
Microsoft Teamsにビジネスで必要なコミュニケーション機能を集約することができます。

https://www.softbank.jp/biz/cloud/microsoft/o365/unitalk/

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsとは、チャットやWEB会議など、テレワークに役立つ様々な機能を搭載し、チームの生産性を高めることに加え、統合されたMicrosoft 365アプリでの共同作業など、Microsoft 365でのチームワークを実現するためのコミュニケーションツールです。

Microsoft Teamsの便利機能

チャット機能

ビジネス用のコミュニケーションチャットツールはたくさんありますが、Microsoft Teamsのチャット機能のポイントとして「チャネル」ごとの分割機能があります。

チャネル機能

チャットのグループ機能はLINEやFacebook Messengerなどその他のコミュニケーションツールにもあるのでイメージしやすいかと思いますが、チャネル機能とはどのような機能でしょうか?

チャネル機能を利用することで、グループトーク内で何の話題について話し合われていたかが一目でわかり、過ぎてしまった話題を遡って探す手間が省けます。

公式商品紹介ページより

プレゼンス機能

Microsoft Teamsには、「プレゼンス」という機能がついており、下記の4種類の状況がメンバーそれぞれのプロフィール写真上に表示されるようになっています。

  • 連絡可能
  • 取り込み中
  • 応答不可
  • 一時退席中

連絡を取りたい相手の状況を把握することができる便利機能です。

Microsoft 365のファイルを直接共有

ファイルを更新するたびに、メールや他のチャットツールで送信しなければいけなかったり、いくつかファイルを保存しているうちにどれが最新のファイルなのか分からなくなってしまった…なんてことありませんか?

Microsoft TeamsならOfficeアプリケーションと連携することで、これらの悩みが解決されます。

ExcelやWordなどのファイルをTeams上にアップロード
または、Teams上で新規ファイルを作成

チーム内のメンバー全員が閲覧可能

メンバー同士でファイルを共同編集

常にブラウザ上で最新の状態を確認することができるので、ローカルで更新した最新のファイルをいちいちメールやチャットで送信する手間が省けます。

ビデオ会議


Microsoft Teamsのビデオ会議には様々な機能が備わっています。世界的に有名なビデオ会議システムであるZoomに負けないおすすめ機能もご紹介します。

レコーディング

Zoom同様にレコーディング機能を使って会議を収録することが出来ます。そのため、会議に参加出来なかったメンバーへ後からデータを共有することができます。

チャット

会議中にチャット機能で参加者と会話をすることが出来ます。これもZoomと同じような機能ですね。

ライブキャプション

キャプションをオンにすると、なんと会話中の言葉が字幕表示されるという機能です。現在はまだ英語しか対応していないそうなので、このキャプション機能の対応言語の幅が広がればかなり需要がある機能なのではないでしょうか。

背景をカスタマイズ

こちらもZoomと同じような機能ですが、Microsoft Teamsには背景をぼかす機能もあるんです。部屋の背景を見せたくないときにも使える機能ですね。

手を挙げる

大人数での会議中などに発言したくなった際に、この「手を挙げる」ボタンを使って意思表示することができます。この機能もZoomにあるものと変わらないでしょう。

参加者リスト

会議への参加者リストの閲覧とダウンロードが可能で、会議後のフォローアップに使えます。これは非常に便利な機能ではないでしょうか。

ライブイベント

組織内限定でも、パブリックでも、最大 10,000 人までのライブイベント実施することができます。セミナーやカンファレンス、ウェビナーなどに最適な機能です。

オフィスの電話番号で外線通話を可能とする画期的なクラウド電話サービス

ここまでは、Microsoft Teamsの従来の機能をご紹介してきました。これだけでも十分業務効率化を図れそうですが、オフィスの電話番号で外線通話を可能とするクラウドボイスサービス「UniTalk」との連携が可能となりました。

UniTalkはMicrosoft Teamsと連携して使えるサービスとなっているため、まずはMicrosoft Teamsを利用する必要があります。既にMicrosoft Teamsを利用している企業にとっては、Microsoft 365のファイル共有、チャット機能、ライブイベントの出来るビデオ会議システムに加えて、オフィスの電話番号を自宅で管理できるようになる画期的なサービスといえるでしょう。

まとめ

Microsoft Teamsの機能やUniTalkとの連携についてまとめました。現在は様々なチャットツールやビデオ会議システムが出ていますが、Microsoft TeamsとUniTalkの連携によって、業務全体の効率化を図ることができます。

既にMicrosoft Teamsを導入されている企業では、さらなる業務のスピード化を目指し、UniTalkの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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