突然ですが、人事部の業務内容をご存じでしょうか。採用や研修はもちろん、人事異動や退職、人事考課、給与や保険、労務など人事戦略に大きく関わります。そのため、人事部の仕事内容は会社経営の戦略にも影響・連動します。

人事部の仕事も少しでも効率的に軽減されると、考えることが必要なよりクリエイティブな業務にも手を回せるようになりますよね。

そこで人事部の中の労務管理にに着目し、その効率化に役に立つツールをご紹介します。

労務とは?

人事部の仕事内容は多岐に渡りますが、その中でも負荷が多いとされる「労務」とは、勤怠、給与、保険、年末調整、健康診断などがその対象です。近年は人事部が担当することも増えています。

そして、労務管理においては社員数が多ければ多いほど、担当者の負担は大きいといえるでしょう。

KING OF TIME(キングオブタイム)で労務管理を効率的に

そこで、労務担当者の業務負荷を軽減し、業務効率化につなげるためのクラウドツール「KING OF TIME(キングオブタイム)」をご紹介します。

ここでは、労務管理業務に関わるメニューや仕様などについてまとめていきます。

従業員項目のカスタマイズ

スタッフの年間の評価目標や項目を自由にかつ簡単に指定し作成することができるため、必要な項目が発生した際に追加することが容易になります。また、ドラッグアンドドロップで自由に項目を追加することができるため、操作も簡単で操作研修にも割く時間が少なくなるでしょう。

フィルタリング機能

登録してある全てのデータから、必要なデータを取り出すことができるため、プロジェクトなどに応じて適材を容易に絞ることができます。人の推薦で人員を集めることも大切ですが、情報を収集するにも時間を短縮することができるでしょう。

マイナンバー対応

マイナンバーの登録は個人個人番号が異なり、かつ誤ってはいけない大切な書類となってきます。しかし、スタッフ各々が登録し申請することができるため、正誤チェックの時間などを軽減することができます。本人確認書類等の画像アップロード機能があるため、照らし合わせ作業も容易になり、どのくらい登録が完了しているのかも一目で確認することができます。

WEB給与明細発行

給与ソフトからエクスポートした給与(および賞与)明細を取り込むことで、スタッフがいつでも給与(および賞与)明細の確認をすることができます。必要な際に、簡単に確認をすることができるため、スタッフ各々の明細書管理にも役に立ちます。また、データでの情報閲覧になるため、ペーパーレス化も実現することができるでしょう。

データのインポート・エクスポート

人事データはCSV形式でのインポートやエクスポートが可能となっております。人事データの一括取り込み、更新したデータの取り込みKING OF TIME人事労務上で新に作成した項目データの取り込みが可能です。また、取り込み用のテンプレートファイルも容易に作成することができ、データの確認を事前にできるためミスを軽減することができるでしょう。また、出力したいデータを選択して、出力することもできます。

履歴管理

定期代や住所変更など変更があった情報のみ抽出ができるため、交通費の支給なども素早く対応することができます。また、未来の予定も登録することができるため、転勤などで引っ越し時期が被る場合に、決定している人から登録できるため、まとめて大量のデータを登録する必要がなくなるでしょう。

権限管理

管理権限や従業員の閲覧可能な範囲を細かく設定することができます。「部署」「役所」など各項目について閲覧、編集の権限設定がいくつでもできます。また、従業員本人の閲覧可能設定もすることができます。

従業員情報申請

個人情報の登録もスタッフ本人が入力し申請することにより、人事部のスタッフの業務量の軽減ができます。また、新卒の入社などのまとまった入社の際の、正誤確認等の時間短縮にもつながるでしょう。

通知設定

スタッフの契約期間や育児休業給付金の申請日の期限に関して、管理者側に通知がくるため、多くの業務の中に漏れることもなくなるでしょう。

公開API

開発者向けにAPI(Application Programming Interface)を公開しています。公開APIを活用していくことで、様々なシステムとシームレスに連携することができるでしょう。

引用:人事労務 | 【勤怠管理システム市場シェアNo.1】KING OF TIME(キングオブタイム) (kingtime.jp)

まとめ

これだけ多くの業務を効率化することで、時間がかかっていた業務を短縮することが期待できます。また、他の業務に充てる時間もできます。

「KING OF TIME」の導入を是非検討してみてはいかがでしょうか。