交通費や出張費などの領収書の保管や精算書への記入、上司の確認と承認、経理処理など、経費精算のプロセスは多くの人的リソースと時間を必要としています。これらの経費精算のワークフローをパソコンやスマートフォン上で行うことができるのが経費精算システムです。今回は、国内で最も選ばれているクラウド型経費精算システム『楽楽精算』をご紹介します。

楽楽精算の特徴

『楽楽精算』とは、経費、交通費、出張費、交際費など全ての精算業務のワークフローを社内の誰もが「楽」にできるようになるクラウド型の経費精算システムです。経費精算の申請、承認、経理処理がクラウド上で全て完結するので、インターネット環境があればいつでもどこでも利用可能です。複数拠点やテレワークに最適なシステムと言えるでしょう。

『楽楽精算』は下記6点の理由から高い支持を受けています。

  • ・国内導入社数No.11ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)
  • ・圧倒的サポート力
  • ・コスト削減
  • ・柔軟なカスタマイズ
  • ・安心のセキュリティ
  • ・ニーズを組み取ったプロダクト&運用提案

楽楽精算の機能

領収書読み取り機能(AI機能搭載)

領収書読み取り機能を搭載した専用アプリから領収書を写真撮影すると、領収書内の金額、取引先や受領日が自動でデータ化され、経費精算業務にかかる手間を大幅に削減できます。領収書の内容を自動で読み取るので、手入力によるミスも削減できます。
電子帳簿保存法にも対応している為、外出先からの経費精算を更に簡素化し申請内容確認の改善を図れます。

ワークフロー

承認フローが柔軟に設定でき、金額や内容によってフローの分岐設定も可能なので、運用ルールを変えることなく、システム上で再現することができます。
また、設定したフローで承認が進むので、運用ルールが遵守され内部統制強化につながります。

電子帳簿保存法対応

「楽楽精算」は、電子帳簿保存法の要件を満たしている対応ソフトとして公的に認められています。
スキャナ保存を実現するにはいくつかの要件を満たしている必要がありますが、国税関係書類(領収書・請求書など)へのタイムスタンプ付与機能や、伝票の検索機能、保存されたデータに改ざんがないかを一括で検証する機能など、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に対応する機能をそろえています。
「楽楽精算」を導入することでスキャナ保存の要件を満たし、よりスムーズな電子帳簿保存法に則った運用が可能になります。

クレジットカード・プリペイドカード連携

「楽楽精算」に自動で取り込まれたクレジットカードの利用明細で経費精算の申請ができます。選択したクレジットカードの利用履歴がそのまま申請画面に反映されるので、手入力を行う必要がなく、手間とミスを削減できます。
取り込み時は、カード明細の中から「プライベート利用は除外」といった公私分離も可能です。

自動仕訳・会計ソフト連携

「楽楽精算」では、申請時に選んだ項目を勘定科目や税区分に自動で紐づくように設定できます。申請者が項目を選択するだけで自動的に仕訳が完了するため、経理担当者は申請内容をチェックするのみで対応完了。貸方・借方にわざわざ勘定科目を入れるような手作業での仕訳をする必要がありません。

また、「楽楽精算」内で作成した仕訳データはそのままお使いの会計ソフトに取り込めます。
会計ソフトへの手入力も一切必要がないため、費用などの入力ミスの不安も解消されます。

スマートフォン対応・交通系ICカード読み取り

「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムなので、スマホからも利用することができます。
外出先でも自宅でも海外でも、場所によって業務を制限されることがありませんので、出張が多い社員や、リモートワーク、社外常駐などの働き方をしている社員の経費精算もスムーズに行うことができます。また、交通系ICカードをリーダーにピッとかざすだけで、利用した経路と運賃をシステムに読み込み、申請データとしてそのまま使用することができます。

カスタマイズ

「楽楽精算」の画面はカスタマイズができます。各社のこれまでの運用を変えることなく導入できることが「楽楽精算」の大きな特徴です。「楽楽精算」なら、使いやすさに大きく関わる画面設計や項目を各社で自由に設定できるので、ずっと使っていた申請フォーマットを踏襲することも、ルール変更に応じて自由に調整することもできます。

まとめ

『楽楽精算』を導入することで経費精算業務を効率化できるだけでなく、デジタル化することでコストの削減や電子帳簿保存法にも対応することができそうです。また、カスタマイズ性が高いことも「楽楽精算」の特徴です。現在の業務フローを変えずに導入できることは、社内への新システム導入においてメリットと言えるでしょう。ぜひ『楽楽精算』導入の検討をはじめてみてはいかがでしょうか。

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