経費精算とは、従業員が取引先への訪問や出張費といった事業に関係する活動を行う際にかかった金銭を立て替えて、会社に申請して払い戻しを受ける行為を指します。従来は、印刷した用紙に経費の内容を記入し申請する方法をとってきました。ですが、紙でのやりとりによるコストを削減するため、紙からデジタルへと移行してきました。

経費精算システムを利用するにあたって、知っておきたいメリットやデメリットをご紹介いたします。

経費精算システムとは

経費精算システムは企業の経費精算業務を効率化するツールです。経費・交通費・出張費・旅費・交際費など、すべての経費精算フローを、社内の「だれもが、いつでも、どこからでも」記入、申請、承認できるようシステム化されています。

経費精算システム導入のメリット

いつでもどこでも入力できる

インターネット環境があれば、自宅や出張先からでも申請できるので、複数拠点での利用やテレワーク導入にも最適です。

申請・承認・経理処理がシステム上で完結

正確なデータを作成し、申請、確認、承認、帳簿までほぼ自動化されているので、各担当者の負担が大幅に減少するでしょう。

業務効率化

仕訳作業などが自動化され、経理担当・申請者・承認者の業務負担も軽減され業務効率があがるでしょう。

人為的ミスの削減

従来の紙の申請書の場合、計算ミスや確認漏れなどの人為的なミスを完全に防ぐのは非常に難しいことです。経費精算システムであれば、自動で計算や確認のアラートを出してくれるのでミスが削減されるでしょう。

電子帳簿保存法への対策

電子帳簿保存法の改正によって、電子取引が改ざんできない仕組みを整え一定の検査を通れば紙の書類での保存が不要となりました。適切に運用していくためには、法改正に対応したシステムの導入が欠かせないでしょう。

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経費精算システム導入のデメリット

社内ワークフローの見直しが必要

新しいシステムを導入する場合、社内の業務フローが変更となるでしょう。導入後の運用体制を整えることも必要になるかもしれません。

まとめ

経費精算システムを導入することによって業務効率化や電子帳簿保存法への対策などたくさんのメリットがあります。経費精算システムを導入する場合は、社内でのワークフローを整え、社員への理解を得ながら導入を進めていきましょう。

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