法人の領収書は、法人税法により原則7年間の保存が義務付けられています。そんななか、ペーパーレス化促進を目的とした「電子帳簿保存法」の緩和により、保管スペースや人件費の削減などが期待されているようです。電子保存を行うための手続きや法律で認められている保存方法についてみていきましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法(正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」)とは、領収書や請求書、発注書、仕訳帳などの書類について、全部又は一部の電子データによる保存を認めた法律です。これまでは、紙での最低7年間の保存を義務付けられていた記録書類が、「事実性や可視化の確保」などの一定の保存条件を満たせば、帳簿書類を「電子データ」として保存することができます。

電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

帳簿書類を「電子データ」として保存するための、一定の保存条件とはなんでしょうか。

真実性の確保

訂正・削除履歴

  • 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について、訂正又は削除を行った場合の、事実内容を確認することができること
  • 通常の業務処理時間を経過した入力の履歴を確認できること

相互関連性

  • 電子化した帳簿の記録事項と、その帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項とのあいだにおいて、相互に関連性を確認できること

関係書類等の備付け

  • システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること

可視性の確保

見読可能性

  • 保存等をする場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に速やかに出力できるようにしておくこと

検索機能

  • 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
  • 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
  • 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

参考 国税庁「電子帳簿保存法上の電子データの保存要件」

経費精算システム導入のメリット

原本管理コスト削減

電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、領収書やレシートを写真撮影し保存しておけます。一定の検査を通れば書類を破棄することができ、紙から解放されることで保管スペース問題や管理のコストの削減が期待できます。

検証性向上

一括検索機能を使えば、課税期間中の任意の期間を指定して、スキャンした領収書や請求書などの国税関係書類のデータが編集・改ざんが行われてないかを一括で検証することができます。こちらは「真実性の確保」の要件を満たし、税務調査の際に改ざんがないことを確認する場合に必要な機能です。

検索性向上

電子データとしてアップロードしておけば、検索機能で日付、金額、取引先名などの項目で必要な領収書や請求書をすぐに検索できます。スキャナ保存要件の一つである「可視性の確保」に対応しており、電子帳簿保存法での運用に必要なものとなっています。

まとめ

電子帳簿保存法の改正によって、電子取引が改ざんできない仕組みを整え一定の検査を通れば、紙の書類での保存が不要となりました。適切に運用していくためには、法改正に対応したシステムの導入が欠かせないでしょう。経費精算システムや電子契約の導入を検討する際は、電子帳簿保存法に対応しているか確認しましょう。

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