デジタル化やテレワークなど、社会・経済を取り巻く環境が大きく変化する時代。ITの進化にともないさまざまなヒト・モノ・コトがネットワーク上でつながり、新たな技術やサービスを生み出しているなか、企業としてどうデジタル化に取り組むかが課題ではないでしょうか。

デジタル化導入の第一歩として、まず考えていきたい「ペーパーレス化」について解説していきます。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、これまで「紙」に印刷していた書類を、パソコンなどで電子ファイル化(デジタルデータ化)して画面上で閲覧することで、業務の効率を改善しようとする取り組みのことです。

紙での保管が義務付けられている文書もありますが、2016年に「e文書法」や「電子帳簿保存法」の法律が改定したことにより契約書などの重要文書に関しても電子保存が可能になりました。

▼電子化するにあたっての法律について詳しく知りたい場合は、こちらの記事もおすすめです。
電子契約の導入にあたり注意すべき法律とは

7年間保管の悪夢が解決!?電子帳簿保存法

ペーパーレス化のメリット

印刷コストの削減

紙代、印刷代、印刷機のメンテナンス費用、書類の郵送代など、紙の書類には意外と多くの費用が発生しています。

書類保管のスペース削減

段ボール数箱分にもなってしまうこともある書類の山、保管するスペースや管理する人件費を削減できるでしょう。

資料管理・業務の効率向上

膨大な紙書類の中から、必要な書類を探し出すのに苦労を強いられているのではないでしょうか。デジタルデータとしてサーバーなどで管理されていれば、検索で素早くみつけられるだけでなく、押印や確認のために出社しなければならないということも少なくなるはずです。

セキュリティ対策

紙の書類は、紛失などでの情報漏洩や、災害など非常事態下での消失などにより、書類そのものがなくなってしまうと復元がほぼ不可能です。重要書類の管理には、閲覧制限を設けるために鍵付きの棚が必要など物理的な対策も必要となります。

デジタルデータとして書類が電子化さていれば、紛失防止、データのバックアップも容易です。データへのアクセス制限も設定することでセキュリティ対策可能です。

ペーパーレス化のデメリット

電子化できない書面もある

定期借地契約や定期建物賃貸契約などは、まだ電子契約が認められていません。これらは従来通り書面での取り交わしが必要となります。電子化できる契約書とできない契約書がどれくらいあるかを確かめ、電子契約システム導入のメリットがあるかどうか見極める必要があります。

ワークフローの見直しが必要

新しいシステムを導入する場合、社内の業務フローを変更することも必要になるかもしれません。導入後の運用体制を整える必要もあるでしょう。

サイバー攻撃などの脅威がゼロではない

ネットワークを使用する構造上、サイバー攻撃による情報漏洩のリスクは完全にゼロではありません。また、外部持ち出し禁止などの重要書類については、適切な方法で管理することが重要です。

政府も勧めるペーパーレス化

1998年に「電子帳簿保存法」、2005年に「e文書法」が制定されて以来、企業が扱う文書の多くを電子化して保存する「ペーパーレス化」の動きがありました。2016年にはこれらの法律が改正され、契約書や領収書などのあらゆる重要書類も電子保存が可能となりました。政府が提唱する「公共・民間部門のデジタル時代への対応の促進」として、「行政のデジタル化の徹底」ということが求められますが、その内容としてあるのが、「デジタル化の3原則」です。

デジタル化3原則

  • デジタルファースト】個々の手続・サービスを一貫してデジタルで完結させる。
  • ワンスオンリー】一度提出した情報は、二度提出することを不要とする。
  • コネクテッド・ワンストップ】複数の手続・サービスをワンストップで実現する。

引越しや相続などに伴う行政手続きを、オンラインで一度に行うことが可能になるようです。

参考 内閣官房「デジタル手続法案※の概要1」

まとめ

政府もデジタル化を推進するなか、企業としてのデジタル化は必須項目となっていきそうです。紙媒体からデジタルデータを利用することで、コストの削減や業務効率化、セキュリティ強化などにもつながりさまざまなメリットが得られるでしょう。

参考『電子契約ならGMOサイン』契約のペーパレス化でコスト削減