コロナ禍でのテレワークの浸透により、今後ますます普及する見込みの「電子契約」。契約を交わす手続きを効率化するだけでなく、書類の管理や保管、解約・更新の確認などさまざまな業務の生産性向上も期待できます。そんな「電子契約」のメリット・デメリットをみていきましょう。

電子契約システムとは

契約といえば、紙の文書にハンコを押して締結するイメージが強くありますが、契約を交わすだけならば口頭であっても成立します。しかし、もしものトラブルが起きた場合、合意内容を証拠として残すために書面で契約書を交わすことで法的有効性を担保しています。

「電子契約」は、電子データの契約書をインターネット上で交わして、電子署名をして、電子データとして保管しておく契約方式のことです。

電子契約システムのメリット

コストの削減

書面で契約を取り交わす場合、印紙代、郵送代、保管管理費などさまざまな費用が発生しますが、電子契約を導入すればそれらは不要になるでしょう。

ペーパーレス&スペースレス

場合によっては、段ボール数箱分にもなってしまうこともある契約書。契約書の作成、印刷、製本、そして保管には多大な手間と時間、スペース、コストがかかることが想像できます。電子契約を導入することで、保管費や保管場所、管理者の手間まで改善されるでしょう。

業務の効率化

文書の印刷、郵送や押印、押印後の返送の依頼など、紙での契約の際には、多くの時間と手間がかかります。電子契約なら、インターネット上でやりとりできるので、作業は大幅に短縮されます。さらに、文書管理も、検索機能を利用すればすぐにデータを取り出せますし、更新の漏れ対策にも対応するなど、業務の効率化に多大な貢献をするでしょう。

コンプライアンスの強化

契約書をオンライン上で管理することにより、紛失や改ざん、劣化による消失などのリスクを避けることができ、解約や更新漏れなどのトラブルを防止することもできます。閲覧制限も組み込むことができリスクマネジメントにもなるでしょう。

電子契約システムのデメリット

取引先の理解を得る必要がある

電子契約は取引相手の同意が得られて初めて成立するものです。日本では印鑑の押印による契約文化が根付いているため、難航する場合もあるかもしれません。電子契約のメリットを理解してもらえるかが鍵となるでしょう。

電子契約できない契約書もある

定期借地契約や定期建物賃貸契約などは、まだ電子契約が認められていません。これらは従来通り書面での取り交わしが必要となります。電子化できる契約書がどれくらいあるかを確かめ、電子契約システム導入のメリットがあるかどうか見極める必要があります。

システムに慣れる必要がある

新しいシステムを導入する場合には、社内フローへの影響を見直し変更する必要があります。新しいフローに抵抗がある場合もあるものですが、社員の状況を理解した上で、導入に向けての社内調整を行う必要があるでしょう。

サイバー攻撃を受けるリスクがある

ネットワークを使用する構造上、サイバー攻撃による情報漏洩のリスクは完全にゼロではありません。セキュリティ性の高い電子契約サービスを選ぶことをおすすめします。

2種類の契約タイプ

電子契約においては、改ざんされていないことを示すタイムスタンプに加えて、本人が作成したことを証拠として示す必要があります。この「本人性」を担保する方法の違いにより、電子契約は「電子サインタイプ」と「電子署名タイプ」の2種類に分類されます。

「電子サインタイプ」

電子サインとは、メールを始めとした認証とシステムログを利用して本人であることを担保する仕組みです。契約サービスに登録し、メールアドレスさえあれば利用することができ、導入しやすいタイプと言えます。

「電子署名タイプ」

電子署名は、電子証明書を利用して本人であることを担保する仕組みです。第三者機関の電子証明局が厳格な審査を行い、電子証明書を発行してくれます。この電子証明書を活用することで、電子署名法に準拠した法的効力の高い本人認証が可能となります。

また、契約書に関する各種法律にも対応しているかどうか確認し導入を進める必要があります。

▼契約タイプについて詳しく知りたい場合は、こちらの記事もおすすめです。
【電子契約・電子署名】立会人型と当事者型の違いとは

まとめ

電子契約システムはコスト削減や業務効率化、コンプライアンスの強化といったメリットを持っており、テレワークをはじめとした働き方改革を進めたい企業や団体にとって、欠かせないツールとなると言えるでしょう。

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