資料などのデータやエクセルなどをクラウド上で管理する会社も増えてきていると思いますが、クラウドのメールサービスは使われていますでしょうか?
クラウドメールサービスという言葉を初めて聞いたという方も、実は個人的にもう使用されたことがあるかもしれません。

まずはクラウドメールサービスとは何かということや、そのメリットやデメリットをご紹介させていただきます。

クラウドメールサービスとは

ファイル保管やデータの共有をクラウド上で行うのと同様に、メールをクラウド上で管理するサービスです。インターネットに接続できる環境があればどこでも、どのデバイスでも利用することができる手軽さがあります。
クラウドメールという言葉にあまり馴染みがない方も、「Webメール」や「フリーメール」という言葉は聞かれたことがあるかもしれません。
それはWebブラウザでいつでも確認できるGmailに代表される「Webメール」が原点で、クラウド環境を利用することから、クラウドメールと呼ばれるようになりました。

従来のメールシステムとの違い

サーバやネットワーク、Outlookなどのソフトウェアといった設備を自社に置く必要がある従来のメールサービスをオンプレミスと言います。
オンプレミスは初期費用がかかるのと、社内で1から構成する必要があるため、設備を整えるまでに時間がかかってしまうデメリットがあります。そのため、低コストで簡単に導入できるクラウドメールサービスが台頭してきています。

総務省の令和2年版情報通信白書によると2019年の企業が利用したクラウドサービスの内訳は下記のようになっていて、クラウドサービスを利用している約半数の企業がメールも利用していることがわかります。
1位「ファイル保管・データ共有」(56.0%)
2位「電子メール」(48.0%)
3位「社内情報共有・ポータル」(43.0%)

参照 総務省の令和2年版情報通信白書

クラウドメールサービス導入のメリット

では従来のメールシステムからクラウドメールへ移行した場合、どのようなメリットがあるでしょうか。

インターネットに接続できればどこでも使える

従来のシステムとの大きな違いは、その利便性です。
インターネットに接続できればどこでもメールの閲覧や送信ができるので、緊急を要するメールにもどこでも対応することができます。
またコロナ禍でリモートワークが推進される中、このサービスはなくてはならないものの一つとなるのではないでしょうか。

サーバの設置やメンテナンスが不要

従来のシステムだと自社内にサーバを設置しなければならず、メンテナンスやトラブル時の管理も必要です。またデータの保存管理も大容量ストレージをクラウド上で利用できるので、端末のデータ容量を圧迫することはありません。

最新の機能が使える

従来のメールシステムだと、最新のセキュリティ機能があった場合、手作業でアップデートが必要ですが、クラウドサービスの場合は常に最新の機能が自動でアップデートされます。
またシステムの機能自体が更新されたり、新しい機能が追加されたりと、システム自体の使い勝手がよくなることもあります。

クラウドメールサービスのデメリット

コストが高くなる場合がある

初期費用は低コストですが、運用方法や企業の従業員の多さによっては、従来のメールサービスよりも高くなってしまうことがあります。クラウドサービスは、ユーザ数で料金が課金されるので、コストを重視される場合は、導入前に運用方法やユーザ数がどれくらいになるのかを確認し、その利用に合う料金体系を展開しているサービスを選ぶようにすることが大切です。

システムの移行問題

既存システムからクラウドサービスに切り替える前に、事前に移行するにあたって問題がないか調べておく必要があります。セキュリティ面や必要とする機能など、なくてはならない部分を事前に調べておきましょう。
また、クラウドメールサービスによって連携できるAPIや提携サービスが異なるので、他に使用しているシステムと連携できるかなどの確認ができるとベストです。

セキュリティ対策

最新のセキュリティが提供されることも多いクラウドサービスですが、自社で運用するサーバに比べるとセキュリティが不足することもあるかもしれません。提供されるセキュリティ機能と求めるレベルが一致しているか、または足りていない部分がある場合はどうするのかなどの対策をしておく必要があります。

参考 「クラウドメールサービスに必要なセキュリティ対策

まとめ

現在ではメールに限らず多くの企業が社内データのクラウド化を推進しており、今後もさらに加速していくと考えられます。その利便性や膨れ上がるデータの保管問題を解決できる便利なサービスですので、一度検討されてみてはいかがでしょうか。