近年日本は、少子高齢化に伴う労働人口の減少と市場縮小の厳しい状況にあります。
さらに新型コロナウイルスの感染予防としてテレワークなどが推奨される状況において、生産性を維持するためにも業務効率化の推進は欠かせないものとなってきています。

ここでは業務効率化の基本である「効率化」による利点や、その手順や推進する際の注意点などを確認してみましょう。

業務効率化のメリット

利益率のアップ

業務効率化により無駄なことを省けることでコストの削減と、生産性の向上が見込まれます。
またコストカットと生産性のアップにより利益率が増加します。

新しいことに挑戦する余裕ができる

時間にゆとりができ、今までできなかったクリエイティブな非定型業務や、新しい業務に挑戦することができます。
さらに利益率アップで得られた収益で、成長分野へ投資することもできます。

従業員満足度のアップ

増幅した利益が給料や福利厚生に還元されれば従業員の満足度が上昇します。満足度が上がると離職率を下げることができ、優秀な人材を確保することにもつながります。

業務効率化の手順

業務効率化をしなければならないことがわかっていても、どこから手を付けていいか悩んでいる担当者さまもいるのではないでしょうか。

ここでは業務効率化を失敗しないためにも、その推進におけるステップをお伝えします。

1.業務の可視化

まずは業務の流れを客観的に把握するために、現場の担当に聞き込みを行います。
作業にかかる時間や発生する頻度、必要な人数、作業工程、使用ツール、必要なスキルなどできるだけ細かく確認します。実態を正確に把握するために、実際業務にあたっている担当者から情報を得ることがポイントです。

2.効率化する業務を選択

業務の可視化ができるようになったら、その中からどの業務を効率化していくか選択します。

効果が見えやすいので、下記のような業務を優先的に選択することをおすすめします。
・定型業務
・発生頻度が多い業務
・単純な作業

3.新しい方法の検討

改善すべき課題が定まったら、どのように効率化を図るかを検討します。

その際の指針になるのが、ECRS(イクルス)という「改善の4原則」です。

Eliminate(排除)

不要と考えられる作業工程や業務をなくすことです。
利益率の向上が図りやすく追加コストが発生しないので、最初にチェックすべきポイントです。

Combine(結合)

行き過ぎた分業を廃止することです。使用するツールや備品などを節約できるメリットがあります。

Rearrange(交換)

作業工程の再設計をします。
作業する順番や部署、人員などの入れ替えによる効率化ができないかを考えます。

Simplify(簡略化・単純化)

作業を簡単にできないかを検討します。従業員のミス防止や負担軽減にもつながります。

4.PDCAを回す

運用開始後はさらに業務を効率化できるよう、「PDCA」を回します。

業務効率化の計画を立て(Plan)、改善案の実行(Do)まで行ったら、そのあとは必ず結果から改善案を評価(Check)し、それをもとにさらに効率化を図る改善案を練り直しましょう(Action)。

失敗から学ぶ業務効率化の注意点

中途半端な結果を招いた

業務効率化を急ぎすぎてかえって品質の低下を招いてしまったり、複数の効率化施策を同時に実行することでかえって中途半端な結果を招く可能性があります。
業務工程や手順を変えることは現場の担当者に負担がかかります。十分な作業時間が確保できているかなどに気を配り、従業員の負担が重くなり過ぎないようにすることが大切です。また複数を同時進行するのではなく、よりやりやすい方から順番に進めてみるようにするといいでしょう。

実情にそぐわなかった

現場を把握していない担当が、現場の声を聴かずに計画を立ててしまうと、逆に効率が落ちてしまうことになりかねません。計画を立てるときは必ず現場担当から丁寧に業務の詳細を聞きながら進めることが重要です。
また導入するツールやシステムも現場の従業員が使いやすくないと定着しないので、それらのヒアリングを行うことも大切なポイントです。

このように事前準備が足りていないことが失敗につながりやすい要因となります。
早くやってみたいという気持ちはわかりますが、焦らず現場の担当としっかり連携を取り、その計画が本当に実現可能か、実現できれば生産性が向上するのかを明確にしておく必要があります。

まとめ

ここでは業務効率化の基本を確認しましたが、業務効率化を推進する上で非常に大切なポイントとなりますので、しっかり押さえておくことをおすすめします。
業務効率化は今後必須の課題ですので、改めてご自身の業務から見直しを行ってみてはいかがでしょうか。

業務効率化におすすめのツールRPAについてはこちらの記事でご紹介します。
業務効率化の立役者!RPAとは?