勤怠管理システムと聞いて、「タイムカードのWeb版でしょ?」と思われた方もいるでしょう。ただ、それだけにとどまらず、勤怠管理システムはもはやタイムカードの域を超え、休暇の申請・取得記録やシフト管理などさまざまな勤怠管理業務を支援する役割を果たします。

ここでは勤怠管理システム導入の目的やメリットなど、システムの特徴を見ていきます。

そもそもの勤怠管理の目的

コンプライアンス違反を防ぐ

勤怠管理を行う最大の目的は、労働基準法などの法令に定められた労働条件を守るためです。
2019年4月1日に施行された改正労働安全衛生法で、従業員の労働時間を適切に把握することは使用者の責務であること、勤怠管理における労働時間の把握方法は客観的で適切な方法で行うことなどが定められました。
そのためこれらの法令に違反していると、労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたり、従業員から未払いの残業代を請求する訴訟を起こされたりする恐れがあります。

参考 厚生労働省 労働基準法・労働安全衛生法等の改正について

従業員の健康状態を管理する

勤怠管理には、従業員が健康に働ける職場作りの目的もあります。
残業や休日出勤により疲労が蓄積すると、身体への不調のほか、精神の不調や、最悪の場合は過労死に至ることもあります。従業員の労働状況を把握し、必要に応じた業務内容の調整など、適切な対応を取ることが大切です。

勤怠管理システム導入の目的とメリットとは

勤怠管理業務の効率化

勤怠管理システムを導入することでの一番のメリットは、従業員の労働時間を正確に管理できることです。
雇用形態や労働契約が従業員ごとに異なる場合もあり、その従業員に合わせた複雑な管理に取られる時間を削減できます。

さらにタイムカードやレコーダーでの記録と違って、手作業でデータを入力する必要がありません。
そのため人的なミスも発生しにくく、給与計算の正確性も上げられます。

従業員の不正を防ぐ

勤怠管理システムには従業員の不正を防ぐ役割もあります。
従来のタイムカードなどによる勤怠管理では、同僚との結託でカードの貸し借りをし、出退勤の不正記録を行うことができてしまいます。その不正が発覚し、不正受給分の返金が求められたニュースなどを目にされた方もいるのではないでしょうか。

労働状況をリアルタイムに把握できる

日々の勤務状況や休日の取得状況などをリアルタイムに把握することができるため、人材コストの管理や、長時間労働対策などが行えるようになります。
また営業所や店舗など全国に複数あり状況が見えにくい場合も、すべての従業員の状況が一か所で把握と管理ができるのもメリットです。

他のシステムとの連携

製品によっては自動集計されたデータを、給与計算システムなどの他のシステムと連携できるため、複雑な給与計算も簡単に素早く行うことができるようになります。

参考 「多様な勤務形態にも対応!勤怠管理システム「KING OF TIME(キングオブタイム)」を導入するメリットとは

勤怠管理システムの導入で気を付けるポイント

勤怠管理システムは導入するメリットがたくさんありますが、導入前に確認するべきポイントを押さえておかないとデメリットになる可能性もあります。
そうならないためにも以下のポイントを確認しておきましょう。

外部との連携が可能かどうか

給与計算システムやスマートフォンなどのモバイルデバイスなどの他のシステムと連携が可能かどうかの確認をしましょう。導入メリットでもある業務効率化のためには、特に給与計算システムとの連携ができるかどうかが重要となります。
他にも勤怠管理システムを導入後、どのように運用していくかで連携できる方がいいシステムが変わってくると思いますので、事前にどのような使い方をしたいのか明確にしておくといいでしょう。

導入後のサポート体制

始めて導入する際には、運用方法や緊急時の対応などのサポート体制が整っているかが重要になります。
導入やトラブルの対応で手間取っていては、導入のメリットである業務効率化の効果が薄れてしまいますので、サポートがあるのか、またどんなサポートをしてくれるのかは必ず確認しておくことをおすすめします。

費用対効果

勤怠管理システムの導入には必ずそのための費用が発生します。
導入することで売上が上がるわけではないので、費用対効果の判定が難しくなりますが、導入前と導入後で作業時間の想定比較や、必要となる人材コスト、ミスの発生率や不正防止による効果など多方面から検討し、適切な機能と自社の規模や想定している導入コストに見合うツールの選択が必要です。

まとめ

働き方改革や法改正に伴い、勤怠管理の重要性がますます高まる現代において、勤怠管理をスムーズに行えるようにすることは急務の課題です。
メリットや導入前のポイントを押さえ、勤怠管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

参考 クラウド勤怠管理システム シェアNO.1 多彩な機能を持つ「KING OF TIME(キングオブタイム)」