誰でも手軽にファイルを保存・共有できるオンラインストレージは、個人利用のみでなく企業での利用も広がっています。

しかし、オンラインストレージのメリットやデメリットを十分に理解せずに使っている場合も多いのではないでしょうか。

今回はオンラインストレージのメリットとデメリットについてまとめました。

オンラインストレージってなに?

オンラインストレージとは、インターネットを通じて、オンライン上でファイルの保管・共有を行うサービスのことです。クラウドストレージ、ストレージサービスとも呼ばれます。

各ユーザのIDとパスワードを利用して、ファイルを閲覧したり、共有したりできます。

オンラインストレージは、多くのサービスで無料版と有料版の2つがあります。

無料版から有料版にアップグレードすることで、広告表示をなくしたり、利用可能な容量を増やしたり、その他のオプション機能を使えるようになります。

WebブラウザやFTPを活用して利用するほか、専用ソフトをPCにインストールして利用するものもあります。

オンラインストレージの6つのメリット

1. 毎回バックアップを取る煩わしさを軽減できる

PC・スマホ・タブレット端末にデータを直接保存する場合、保存した機器が壊れてしまうとデータの復旧が困難です。

対策として外部にバックアップを取る人も多いと思いますが、データを保存するときに都度バックアップをとることは煩わしいだけでなく、バックアップを取る頻度によっては、データが復元できない場合もあります。

オンラインストレージを利用することで、自動的に行うことが可能になり、バックアップ作業にかかる労力や、バックアップの頻度によるデータが復旧できないという問題を解決できます。

2. 場所を問わず必要なデータにアクセス可能になる

オンラインストレージは、アカウント作成を行えば、PC・スマホ・タブレットなどの場所・端末を問わずいつでもアクセス可能になります。

インターネットに接続している端末さえ手元にあれば、必要なデータをいつでも取り出せるため、外出時の確認や作業を効率的に行なえます。

また、複数の端末・ユーザ間で共有することが可能になるため、部署や組織全体の業務効率化につながります。

3. 保存容量を気にせず使える

オンラインストレージを利用すると、無料で利用可能な容量が限界に達した場合でも、簡単な手続きだけで有料版で容量を増設することが可能です。

保存容量が少ない端末を使用していても、容量不足を気にすることなく安心して保存できるようになります。

4. 初期費用・維持費用をかけずに低コストで設置・運用できる

データの保存のために自社サーバやシステムを構築する場合、高額な初期費用が負担になります。

オンラインストレージの場合、初期費用や維持費用の負担が少なく、低コストで設置・運用を行うことが可能です。費用におけるハードルが低いことから、規模の小さな会社にも便利です。

5. 従量制課金方式によって費用対効果が高まる

オンラインストレージは日割りや月単位での従量制課金方式になっているため、使った分だけ支払う形のサービスが多く、自社サーバやシステムを構築する場合に比べ、必要な容量、必要な期間のみ利用できます。

6. 保守・管理コストの削減につながる

自社サーバやシステムを構築し安全に運用するためには、保守・管理に担当者を配置する必要があり、コストが発生します。

オンラインストレージであれば、OSのアップデート・アプリケーションの更新作業などは管理会社が請け負う構造のため、結果的に保守・管理コストの削減につながります。

オンラインストレージを利用する前に確認しておきたい3つのデメリット

1. 企業ごとの細かなカスタマイズを行うことは難しい

オンラインストレージサービスでは、システムやアプリケーションがパッケージ化されています。

自社サーバやシステムを所有する場合と比較して、企業ごとのニーズに沿った仕様にする細かなカスタマイズを行うことは難しいというデメリットがあります。

ただし、各オンラインストレージサービスに様々な機能があるため、カスタマイズが必要となるシーンはあまり多くはありません。

2. セキュリティ面のリスクがある

オンラインストレージの導入が懸念される理由として、よく挙げられるのがセキュリティ面のリスクがあるというデメリットです。

企業の重要機密や個人情報が保存されているオンラインストレージは、ハッキング攻撃の対象になりやすい傾向があり、常にデータの流出リスクなどを含めたセキュリティ面の安全性への配慮が必要です。

また、一つのシステムを不特定多数のユーザで共有する場合は、アカウントを保有する社内外のユーザが、誤って情報を漏らしてしまうリスクがあります。

ファイアウォールや暗号化など、ハッキング攻撃に対する対策レベルはサービスによって差があります。

万が一、悪意のある攻撃などによる障害が起きた際に、復旧不可能になる、顧客情報が漏洩するといったリスクを含めて検討し、慎重にオンラインストレージを選ぶ必要があります。

3. サービス提供会社に依存しすぎるとリスクが高まる

オンラインストレージは、システムやデータ管理などの根幹部分をサービス提供会社に依存してしまう側面があります。管理を委ねることにより、方針の転換などによって、突然オンラインストレージサービスが終了する可能性を持ってしまうというデメリットがあります。

オンラインストレージを利用する際は、自社にとってのメリットとリスクを考慮した上でバランスよく利用していく必要があります。

まとめ

今回は、オンラインストレージのメリットと注意点をまとめました。正しい知識を身につけていることで、オンラインストレージの良さを最大限有効に活用することが可能になります。

今回紹介した内容などを参考に、自社に合ったオンラインストレージの利用を検討していきましょう。