これまでBtoBにおけるメールマーケティングの重要性はご紹介してきましたが、いざ送ろうとしても、「メール配信リストが整理されていない」「メールのネタが見つからない」と、メールを送る手前の段階にお悩みを抱えてらっしゃる方も多いと思います。今回はそのような方が悩む課題2つを取り上げ、解決のヒントをご紹介したいと思います。

課題1 メールの配信リストが整理されていない

 これまで営業の方が個々人で名刺を紙で管理されてきた企業様や、展示会やイベントで獲得した名刺をデータ化せずに営業の方に振り分けてしまっていた企業様でよくある課題です。その名刺をどのようなきっかけで入手したのか、誰が交換したのか、いま取引に進捗があるのか、退職されている方なのか等、関連する情報がわからない場合、その名刺の取り扱いに困りますよね。過去の情報に関しては、名刺の束や名刺の裏のメモなどから分かる情報もあるかと思いますので、それらの情報を頼りに次の項目を参考にして整理されてみてください。

過去の名刺情報を整理する際のポイント

・名刺の重複がないか(ある場合は新しい情報はどれか)

・誰が交換した名刺なのか<br>

・どのような場面で交換したのか

これらの情報を整理すると、メールをお送りして良い相手なのか、お送りするとして気をつけなければいけないポイントはないのか、等の判断ができます。

しかし、今後のリストはしっかり管理していきたいですよね。

なぜ名刺情報は整理する必要があるのか

そもそも、課題として「名刺情報が整理されていないこと」を意識されている方はご理解されているかと思いますが、名刺情報はマーケティング・営業活動の肝になる大事な情報です。この情報はただの名刺情報として放置するのではなく、その他の情報を付与することで、より活用しやすく、かつお客様のためにもなる素晴らしい情報に変化します。冒頭でも記載した「メールのネタが思いつかない」という課題は、このリストを整理することで解決する場合もあるのです。例えば、名刺情報にはその方の抱えている課題や会社で任されている業務など、名刺情報には記載がないものの、付与することの出来る情報があります。これらの情報があれば、どのようなメールのネタが喜ばれるのか、少しだけヒントになります。またその方の属性に合わせて必要な情報も異なるため、こちらから送る内容をお相手ごとに変えることも出来ます。

しかし、一通ずつ書いて送るというのは、数が少なければ可能ですが、数が多くなると、1通ずつ書くことは難しくなります。そのようなときに役立つのが名刺情報の「カテゴリー分け」です。

名刺情報のカテゴリー分けとは

カテゴリーというのは、本来一人ひとりに合わせたマーケティング・営業活動を行いたいものの、それが現実的でない場合に、属性が近い方や、類似の課題感を持つ方々を分類できるものです。実際に、メールをお送りするときには、一斉に送る内容ではないような場合、このカテゴリーで適切な方々を抽出することが出来ます。

カテゴリーの分け方

カテゴリー分けをするためには、その方に関する情報を付与する必要があります。<br>

もちろん、最初から多数の項目を付与する必要はないのですが、顧客(見込みも含む)データを急激に増やす計画があるのでしたら、先を見据えた項目を検討する必要があります。では実際にどのような情報を付与するのが良いのでしょうか。

例えば下記です。

・来場いただいた展示会名、

・参加いただいたセミナー名

・セミナーや展示会で回答いただいたアンケートに記載のある「興味あるテーマ」

・名刺交換した自社の担当者名

・在籍されているエリア(都道府県や7地方区分など)

・役職

・部署名

・過去に自社サイトでダウンロードいただいた資料名

・業種

上記は一例ですが、分類に適した項目を貴社内でも検討されてみてください。

カテゴリー分けができると、そのカテゴリーごとに適した内容のメール文を考えることが出来ます。

例えば、関東エリアセミナーの集客を行いたい場合、「関東」に在籍されている方々のみにメールを送ることが出来ますし、特定の業種の事例のご紹介をしたいときは、近しい企業様のみを「業種」から絞ることも出来ます。貴社内の今後収集される名刺情報はこれらの項目でぜひカテゴリー分けされてみてください。

次回

今回はリストの整理について、カテゴリー分けのヒントをお纏めしました。どのようなカテゴリーに分けるのが良いのか、悩みどころかと思いますが、これが整理できると、貴社のマーケティングの基本となるデータベースが出来上がりますので、メールマーケティングだけでなく、マーケティング活動全般がはかどります。次回は「メールのネタが見つからない」という課題に関して、解決のヒントをご紹介しますので、そちらも御覧ください。