エクセルには、魅力的な機能が沢山詰まっています。その中でも「関数機能」は奥が深く、知れば知るほど、その便利さから離れられなくなります。

「関数」と聞くと、学生時代に学んだ数学の関数のイメージを持つ人もいますが、エクセル関数は、一度慣れてしまえば難しい内容ではありません。

今回は、特に知っておくと便利な10個のエクセル関数を厳選し、わかりやすく解説します。 

1.セル内の合計値を自動的に算出する「SUM」

*SUMは、指定したセル範囲の合計値を表示する関数です。*

「サークル活動にかかった費用が合計いくらだったか知りたい」という場合などに、一つひとつ足し算をして計算する必要がなくなるので、とても便利です。

また、エクセル 2007 より追加された「オート SUM」も同様の機能です。

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行事の会費を集計する場面を例に説明します。

合計値を出したい範囲のセルを選択し、計算式に当てはめると、合計値が表示されます。

計算式は、SUM(数値 1, 数値 2, …)です。

2.セル内の平均値を自動的に算出する「AVERAGE」

*AVERAGEは、指定したセルの範囲内の平均値を求める関数です。*

空白セル、文字列、論理値は計算対象外です。

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学校でクラスの平均点を計算する場面を例に説明します。

平均点の計算に必要な範囲のセルを選択し、計算式に当てはめると平均点が表示されます。

計算式は、AVERAGE(数値 1, 数値 2, …)です。

3. セル内の個数を自動的に算出する「COUNT」

*COUNTは、指定したセルの範囲内に含まれる数値の個数をカウントし、合計個数を表示します。*

指定したセルの範囲内に文字列、空白セル、論理値、エラー値が含まれている場合は、カウントされません。

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セミナーで使う参加者名簿を作る場面を例に説明します。

合計個数を計算したい範囲のセルを選択し、計算式に当てはめると表示されます。

計算式は、COUNT(数値 1, 数値 2, …)です。

もし、数値のほかに文字列・論理値・エラー値を含めたデータの個数をカウントしたい場合はCOUNTA関数を使います。

特定の検索条件に合う(合致する)セルの個数を調べたい場合はCOUNTIF関数を使用します。

4.エラー表示をなくし、自動的に指定表示させる「IFERROR」

*IFERRORは、計算式の結果をもとに表示される文面を、指定された内容で表示させる関数です。*

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支店ごとの売上の推移をエクセルでまとめる場面を例に説明します。下の表ですと、今期オープンしたばかりの福岡支店は前年の売上は上がっていない想定になっています。その場合、通常は計算式に当てはめてもエラーの表示が返ってきてしまうのですが、IFERRORの計算式を使うと、条件に合わせた指定の表示を返すことが可能になります。

計算式は、IFERROR(値, エラーの場合の値)です。

5.セル内の不要なスペースを消す「TRIM」

*TRIMは、文字列にスペースが複数含まれている場合、単語間のスペースを 1 つにして、不要なスペースを削除するための関数です。*

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購入を検討している書籍名をエクセルでまとめる場面を例に説明します。下の表の左側に記載されている書籍名は、どれもスペースの間隔がバラバラです。それを修正するために、TRIMの計算式を活用すると、スペースを均等に整えることが可能になります。

計算式は、TRIM(文字列)です。

まとめ

今回紹介したエクセル関数は、エクセルを利用する場合の基本中の基本の関数です。

エクセルでのデータ集計におちて、条件分岐を利用することが重要です。後編では条件分岐の関数「IF」について紹介します。