すでに社内にデータはあるが、整備されていない(名寄せされていない)方へ、エクセルを用いた名寄せ方法についてご紹介したいと思います。

なぜ名寄せが必要なのか?

 リードをマーケティングに活用する際、そのリード情報が「使える」データとして整理されている必要があります。それは、あらゆるマーケティング活動の結果から入ってきたリードが、集約されてデータとして整っている状態のことを指します。例えば、社内ではリードが下記のように点在していませんか?

・展示会来場者リスト

・Webサイトからのお問い合わせリスト

・営業マンが名刺交換をしたリスト

このように情報が点在していると、入力フォーマットも入力項目も異なっている場合があります。例えば同じ方の情報でも、各リストでは下記のように登録されているかもしれません。メールアドレスが存在しないリストもあれば、社名表記がバラバラだったり、氏名が分割されていなかったり。この状態ではマーケティングに活用できません。

なぜなら、このような情報をそのままメルマガ配信リストに使おうとすると、山田太郎さんには2通のメールが届いてしまいます。また、このリストを元に見込み客の管理をし、過去の商談内容に基づいた定期的なアプローチをされたい場合、山田太郎さんが3件あるので、どこに商談履歴や日報などを紐付ければよいか分かりません。つまり、リードをマーケティング活動に活用される場合、名寄せが必要になります。

では、名寄せのよくある課題ごとに、解決へ導く便利なExcel技をご紹介したいと思います。

よくある課題としては下記4つを取り上げます。

【ケース1】データに重複が有る

(リストにメールアドレスが存在し、フリーアドレスなどで1名が複数アドレスで登録されていないExcelデータ)

【ケース2】データに重複があり、メールアドレスは一意にできない

(1名でもメールアドレスが複数登録されているExcelデータ)

【ケース3】入力ルールが異なり、データが整っていない

(株式会社/㈱や髙/高のような同じ意味で違う表記となっているものが混在するExcelデータ

【ケース4】異なるエクセルシートにデータが点在しており、入力項目がバラバラ

(メールアドレスが紐付いたデータもあれば、名前が氏・名で分かれている・いないデータがあるなど、フォーマットの入力項目が異なるものを1つに集約したい場合)

今回は前編として、4つの課題の中でも簡単な、【ケース1】と【ケース2】の「重複」を乗り越える小技をご紹介したいと思います。

【ケース1】データに重複がある

(リストにメールアドレスが存在し、フリーアドレスなどで1名が複数アドレスで登録されていないExcelデータ)

まずは下記のリストをご覧ください。リスト内に重複があるため、削除をしたいところです。しかし、慌ててExcelの「重複の削除」機能を使うのは危険です。

その理由としては2点あります。1つは「メールアドレスを一意」とした場合、上記のリスト内では、株式会社ABCの山田さんが営業部、営業統括部と異なる部署名で登録されているにもかかわらず、確認する前に削除されてしまうからです。2つ目は「重複を削除」機能には重複していないにもかかわらず削除されてしまうというバグが一部で存在するためです。よって、上記のリストから重複するデータを削除したい場合、COUNTIF関数を使います。

まずはどこに重複が存在するか確かめます。

この場合に、重複があればG列に「2」と表示されます。

これで重複するデータの存在を確かめられましたので、今度は重複データを並べ替え、正しい物を残す作業を行います。

このように株式会社ABCの山田さんのデータの重複を確認し、それを並べることが出来ました。残すところは、どちらかのデータを選択するのみです。

これで、重複したデータを削除することが出来ました。しかし、リストにはもっと難易度が高いものがあります。それが次のケース2です。

【ケース2】データに重複があり、メールアドレスは一意にできない

(1名でもメールアドレスが複数登録されているExcelデータ)

例えば、下記のようなデータです。

展示会で獲得した名刺情報はおおむね、企業のドメインを用いたアドレスであることが多いので、このようなケースは発生しにくいのですが、Webサイトからのお問い合わせ/資料ダウンロード等は、入力の際にフリーアドレスも入力可の場合は、このようなケースが発生する可能性があります。このリストに関しては、データの重複チェックにメールアドレスを用いると重複に気づけないため、「氏名」や「社名」を確認する必要があります。

ただし、社名が「(株)」や「株式会社」のように表記に揺れがある場合は、重複チェックに用いることが出来ないため、データの件数が多くなければ、氏名の重複を確認するのが良いでしょう。